イベント会場賃貸借契約書の記入例付きすぐ使えるモデル
イベント会場を展示会、講演会、式典、撮影、懇親会その他の催事に利用する際の条件を整理するための、イベント会場賃貸借契約書のモデルです。利用日時、対象スペース、料金、保証金、設備、禁止事項、損害賠償、キャンセルおよび原状回復について、当事者間で合意した内容を記載できます。
イベント会場賃貸借契約書は、会場の所有者または管理者と、催事を主催する利用者との間で、スペースの利用条件を明確にする文書です。利用日時、料金、設備、利用目的および責任範囲を事前に定めることで、当日の運営上のトラブルを減らせます。展示会、セミナー、撮影、パーティー、発表会など、短期の会場利用にも適しています。契約前には、会場の現況と利用規約を確認し、口頭での約束も書面に反映させることが重要です。
イベント会場賃貸借契約書の役割
この契約書は、どの場所を、いつ、どの目的で、いくらで利用できるかを定める基本文書です。会場の範囲、利用可能な附属設備、搬入出時間、清掃や原状回復の責任を明示することで、双方の認識の違いを防ぎます。
実際の契約形態は、民法上の賃貸借、施設使用契約、利用許諾契約などとして構成される場合があります。契約名だけで判断せず、条項の内容、会場の管理方法および利用者に与えられる権限を確認してください。
特に明確にすべき対象範囲
ホール、控室、厨房、倉庫、駐車場、共用部分などのうち、利用できる範囲を具体的に記載します。図面や配置図を別紙として添付し、立入禁止区域も示すと有効です。
記載すべき主な項目
契約では、当事者の正式名称と連絡先に加え、催事名、利用目的、利用時間、料金、支払期日、キャンセル条件を特定します。準備・撤去時間を利用時間に含めるかどうかも、明確に定める必要があります。
| 項目 | 記載する内容 | よくある誤り |
|---|---|---|
| 利用会場 | 建物名、階数、部屋名、利用区域 | 控室や共用部の利用可否を記載しない |
| 利用日時 | 搬入、設営、催事、撤去の開始・終了時刻 | 催事時間だけを書き、撤去時間を漏らす |
| 利用料金 | 基本料金、消費税、延長料金、設備料金 | 税込・税別や支払期日が不明確 |
| 保証金 | 金額、預託時期、返還条件、充当範囲 | 破損や未払金への充当条件を定めない |
| キャンセル | 解除期限、違約金率、返金方法 | 不可抗力時の取扱いがない |
| 原状回復 | 清掃、廃棄物、装飾撤去、修繕負担 | ゴミ処理や残置物の責任が曖昧 |
料金・保証金・支払条件の定め方
利用料金は、会場使用料だけでなく、音響照明、備品、警備、清掃、電気使用、廃棄物処理などの費用が発生するかを区分して記載します。消費税の扱い、請求書の発行時期、振込手数料の負担者も合意しておくと精算が円滑です。
保証金の取扱い
保証金を受け取る場合は、未払料金、延滞損害金、修繕費、追加清掃費等に充当できる範囲と、残額の返還時期を定めます。損害額の算定資料や返還時の通知方法を取り決めることも望まれます。
- 基本利用料金と追加料金を分けて記載する。
- 支払期限と支払方法を明示する。
- 延長利用時の料金単位を定める。
- 保証金の返還条件と充当範囲を明確にする。
- 消費税、振込手数料および実費負担を確認する。
編集できるテンプレート
文書テンプレート
イベント会場賃貸借契約書
貸主 ____________________（以下「甲」という。）と、借主 ____________________（以下「乙」という。）は、イベント会場の利用に関し、次のとおり契約を締結する。
契約締結日：________年____月____日
契約締結場所：____________________
当事者
甲（貸主・管理者）
住所：____________________
氏名・法人名：____________________
代表者名：____________________
連絡先：____________________
乙（借主・主催者）
住所：____________________
氏名・法人名：____________________
代表者名：____________________
連絡先：____________________
利用条件
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 会場所在地 | ____________________ |
| 利用対象スペース | ____________________ |
| 催事名・利用目的 | ____________________ |
| 利用日 | ________年____月____日 |
| 利用時間 | ____時____分から____時____分まで |
| 搬入・設営時間 | ____時____分から____時____分まで |
| 撤去・清掃時間 | ____時____分から____時____分まで |
| 利用料金 | 金____________________円（消費税：含む・別途） |
| 保証金 | 金____________________円 |
| 支払期日・方法 | ________年____月____日までに____________________ |
| 附属設備・備品 | ____________________ |
| 特約事項 | ____________________ |
契約条項
- 甲は乙に対し、前表記載の会場および附属設備を、記載の利用目的および利用期間に限り使用させる。
- 乙は、利用料金その他本契約に基づく金員を、定められた期日および方法により甲へ支払う。
- 乙は、会場の利用に当たり、法令、消防・防災に関する指示、甲の施設利用規則および近隣への配慮に従う。
- 乙は、甲の事前の書面による承諾なく、利用権を第三者に譲渡し、転貸し、または会場の全部もしくは一部を第三者に使用させてはならない。
- 乙は、会場、設備または備品を毀損、汚損、滅失したときは、自己の責任と費用でこれを原状に回復し、甲に生じた損害を賠償する。
- 乙は、利用終了時までに搬入物、装飾物、廃棄物その他乙に属する物品を撤去し、会場を原状に回復して甲へ返還する。
- 乙が利用を取り消す場合のキャンセル料は、別紙または次の定めによる。利用日の____日前まで：利用料金の____％、利用日の____日前から前日まで：利用料金の____％、当日：利用料金の____％。
- 天災、停電、行政上の措置その他当事者の責めに帰すことのできない事由により会場利用が困難となった場合の取扱いは、甲乙協議のうえ定める。
- 本契約に定めのない事項または本契約に関して疑義が生じた場合は、甲乙誠意をもって協議し解決する。
- 本契約に関する紛争については、____________________地方裁判所または____________________簡易裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする。
本契約の成立を証するため、本書____通を作成し、甲乙各自署名または記名押印のうえ、各____通を保有する。
________年____月____日
甲（貸主・管理者）住所：____________________
氏名・法人名：____________________ 印
乙（借主・主催者）住所：____________________
氏名・法人名：____________________ 印
この場で文面を編集できます。変更はブラウザーに保存され、印刷や Word・PDF への書き出しができます。
利用ルールと安全管理
利用者は、法令、消防・防災上の指示、施設管理規則および近隣への配慮に従う必要があります。火気、危険物、騒音、喫煙、飲食、撮影、販売、定員超過などについて、許可の要否と制限を契約書または別紙に定めてください。
主催者が多数の来場者を集める場合には、誘導員、警備員、救護体制、避難経路、緊急連絡先を事前に確認します。必要な行政上の届出、保険加入および関係者への周知は、原則として責任者を明らかにして実施します。
- 会場の現況、設備および避難経路を事前に確認する。
- 催事内容に必要な許可・届出・保険の要否を確認する。
- 搬入出、設営、撤去の担当者と時間帯を共有する。
- 終了後に会場を点検し、鍵や備品を返却する。
契約書に署名する前に、利用時間には搬入・設営・撤去・清掃の時間が含まれるかを必ず確認し、必要なら具体的な時刻を追記してください。
キャンセル、解除および損害賠償
利用者都合のキャンセルでは、開催日までの日数に応じたキャンセル料を設定することが一般的です。会場側が契約を解除できる事由として、料金不払い、利用目的の虚偽、危険行為、法令違反、施設管理上の指示違反などを定めることがあります。
天災、停電、行政命令、交通遮断その他の不可抗力により利用が困難になった場合の料金返還、代替日の提供、損害負担についても協議しておくべきです。損害賠償については、故意・過失による設備破損、第三者への損害、原状回復費用の負担範囲を具体化します。
作成・締結前の確認事項
契約書は、当事者双方が内容を確認したうえで署名または記名押印し、各自が原本または同一内容の電磁的記録を保管します。法人が当事者となる場合は、契約締結権限を有する担当者かどうかを確認してください。
個別の催事に応じて、会場図面、利用規約、見積書、設備一覧、レイアウト図、特約事項を別紙として添付すると、契約内容を具体化できます。変更が生じた場合は、メールだけで済ませず、変更合意書や書面で記録を残すことが重要です。
よくある質問
会場の利用時間に準備と撤去の時間は含まれますか？
契約内容によります。含まれる場合が多いため、搬入、設営、受付、催事、撤去、清掃の各時間を分けて記載し、延長料金の発生条件も確認してください。
保証金は必ず必要ですか？
必ずしも必要ではありませんが、設備破損や未払費用に備えて設定されることがあります。金額、返還時期、控除できる費目を契約書に明記することが大切です。
口頭で合意した設備利用は有効ですか？
口頭の合意でも契約が成立し得ますが、内容や証拠をめぐる争いが起こりやすくなります。無償貸与する設備、使用料、故障時の取扱いは、契約書または別紙に記載してください。