Modello pronto di avviso di rilascio dell’immobile
Questo modello di avviso di rilascio dell’immobile permette di comunicare formalmente al locatore o al conduttore l’imminente riconsegna dell’unità locata. Include dati delle parti, riferimenti al contratto, data di rilascio, richiesta di sopralluogo, consegna delle chiavi e indicazioni sul deposito cauzionale.
L’avviso di rilascio dell’immobile è una comunicazione scritta con cui una delle parti informa l’altra della data prevista per la riconsegna di un’abitazione, un locale commerciale o un altro bene locato. Serve a rendere tracciabile la volontà di lasciare l’immobile e a organizzare il sopralluogo finale, la consegna delle chiavi e la verifica dello stato dei luoghi. Il documento può essere utilizzato dal conduttore al termine della locazione oppure dal locatore per richiedere la riconsegna, nel rispetto del contratto e della normativa applicabile. È opportuno inviarlo con un mezzo che consenta di provare ricezione e data di invio.
Funzione dell’avviso di rilascio
La comunicazione consente di fissare con chiarezza il momento in cui l’immobile sarà lasciato libero e reso disponibile alla controparte. Può anche richiamare la disdetta già inviata, la naturale scadenza del contratto o un accordo di risoluzione consensuale.
Un avviso accurato riduce il rischio di contestazioni sulla decorrenza dei canoni, sulle utenze, sullo stato dell’immobile e sulla restituzione del deposito cauzionale. Non sostituisce, quando necessario, una disdetta formale né un verbale di riconsegna.
Quando utilizzarlo
Il modello è utile quando il conduttore sta per rilasciare l’immobile alla scadenza del rapporto o dopo avere esercitato il recesso. Può essere adattato anche al caso in cui il locatore richieda il rilascio dopo la cessazione del contratto, purché la richiesta sia coerente con i termini contrattuali e con la disciplina vigente.
Alla scadenza del contratto
Se il rapporto termina alla data prevista, l’avviso può confermare il giorno della riconsegna e proporre un appuntamento per l’ispezione congiunta. È consigliabile verificare se il contratto prevede forme, termini o indirizzi specifici per le comunicazioni.
In caso di recesso o accordo anticipato
In caso di rilascio anticipato, occorre indicare il riferimento alla disdetta o all’accordo tra le parti. La data effettiva di consegna dovrebbe essere compatibile con il preavviso pattuito e con eventuali obblighi economici ancora in corso.
Dati essenziali da inserire
Per essere utile, l’avviso deve identificare senza ambiguità le parti, l’immobile e il contratto cui si riferisce. La data di rilascio deve essere espressa in modo completo e accompagnata da una proposta concreta per il sopralluogo e la consegna delle chiavi.
| Campo | Funzione | Errore frequente |
|---|---|---|
| Dati delle parti | Identificano locatore e conduttore | Omettere indirizzo o codice fiscale |
| Riferimenti del contratto | Collegano l’avviso al rapporto di locazione | Indicare una data o un immobile errati |
| Data di rilascio | Definisce quando l’immobile sarà riconsegnato | Usare formule vaghe come “a breve” |
| Sopralluogo e chiavi | Organizzano verifica e consegna materiale | Non proporre alcun appuntamento |
| Deposito cauzionale | Richiama la verifica per l’eventuale restituzione | Pretenderne la restituzione senza controlli |
Modello modificabile
Modello del documento
AVVISO DI RILASCIO DELL’IMMOBILE
Luogo e data: ____________________, ___ / ___ / ______
Mittente:
Nome e cognome / Denominazione: ____________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________
Residenza / Sede: ____________________
PEC / E-mail / Recapito: ____________________
Destinatario:
Nome e cognome / Denominazione: ____________________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________________
Residenza / Sede: ____________________
PEC / E-mail / Recapito: ____________________
Oggetto: Avviso di rilascio e riconsegna dell’immobile sito in ____________________
Il/La sottoscritto/a ____________________, in qualità di ____________________, con riferimento al contratto di locazione relativo all’immobile indicato di seguito, comunica quanto segue.
| Voce | Dati da compilare |
|---|---|
| Indirizzo dell’immobile | ____________________ |
| Tipologia dell’immobile | ____________________ |
| Contratto di locazione del | ____________________ |
| Registrazione del contratto | ____________________ |
| Data prevista di rilascio | ____________________ |
| Canone / importi eventualmente residui | ____________________ |
| Data e ora proposte per sopralluogo | ____________________ |
| Luogo di consegna delle chiavi | ____________________ |
- L’immobile sarà liberato da persone e beni entro la data di rilascio sopra indicata, salvo diverso accordo scritto tra le parti.
- Le parti sono invitate a effettuare un sopralluogo congiunto in data ____________________ alle ore ____________________, al fine di verificare lo stato dei locali, degli impianti, degli arredi e delle eventuali pertinenze.
- In occasione del sopralluogo saranno consegnate le chiavi, i telecomandi, i badge e ogni altro dispositivo di accesso, come da eventuale verbale di riconsegna.
- Le letture finali dei contatori saranno rilevate e annotate come segue: acqua ____________________; energia elettrica ____________________; gas ____________________.
- Il deposito cauzionale, pari a euro ____________________, sarà definito tra le parti dopo la verifica delle obbligazioni contrattuali, degli eventuali oneri e dello stato dell’immobile.
Si chiede di confermare il ricevimento della presente e la disponibilità per il sopralluogo proposto, oppure di comunicare tempestivamente un’alternativa.
Distinti saluti.
Firma del mittente
____________________
Per ricevuta / Firma del destinatario
____________________
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Documenti e verifiche prima della consegna
Prima del rilascio è prudente raccogliere il contratto, eventuali verbali iniziali, ricevute dei pagamenti e letture dei contatori. Durante il sopralluogo le parti possono redigere un verbale, corredato da fotografie datate, per documentare condizioni, difetti e dotazioni presenti.
- Contratto di locazione e successive integrazioni.
- Copia della disdetta o dell’accordo di risoluzione.
- Verbale di consegna iniziale, se disponibile.
- Letture finali di acqua, energia elettrica e gas.
- Tutte le chiavi, telecomandi, badge e dispositivi di accesso.
Invia l’avviso con congruo anticipo e conserva la prova della ricezione: la tracciabilità della comunicazione è spesso decisiva in caso di contestazione.
Come inviare la comunicazione
La modalità di invio dovrebbe rispettare quanto previsto dal contratto. Per le comunicazioni che richiedono prova certa di invio e ricezione, sono normalmente preferibili strumenti tracciabili, come raccomandata con avviso di ricevimento o posta elettronica certificata, se utilizzabile dalle parti.
- Controlla il contratto per verificare termini e canali di comunicazione.
- Compila i dati delle parti, dell’immobile e della data di rilascio.
- Indica una o più fasce orarie per il sopralluogo e la consegna delle chiavi.
- Invia l’avviso e conserva copia del documento e della prova di ricezione.
Deposito cauzionale e stato dell’immobile
La riconsegna dell’immobile non comporta automaticamente la restituzione immediata del deposito cauzionale. Il locatore può verificare l’adempimento delle obbligazioni contrattuali, inclusi canoni, oneri accessori, utenze e danni eccedenti il normale deterioramento dovuto all’uso.
È preferibile evitare contestazioni generiche: eventuali rilievi dovrebbero essere descritti nel verbale di riconsegna, con indicazione dello stato dei locali e delle letture dei contatori. Le parti possono stabilire per iscritto tempi e modalità di definizione delle somme residue.
Domande frequenti
L’avviso di rilascio sostituisce la disdetta?
No. L’avviso può confermare l’imminente riconsegna, ma la disdetta resta necessaria quando prevista dal contratto o dalla legge. Occorre rispettare il preavviso e le formalità applicabili.
È necessario redigere un verbale di riconsegna?
Non sempre è imposto, ma è fortemente consigliato. Un verbale firmato da entrambe le parti aiuta a documentare lo stato dell’immobile, la consegna delle chiavi e le eventuali riserve.
Come si indicano le chiavi consegnate?
Nell’avviso si può precisare che le chiavi saranno consegnate durante il sopralluogo. Nel verbale finale è utile elencare il numero e il tipo di chiavi, badge, telecomandi o altri dispositivi restituiti.