Готов модел на разписка за възстановяване на разходи
Този готов модел на разписка за възстановяване на разходи помага ясно да се удостовери изплащането на суми за служебни, пътни, представителни или други допустими разходи. Включва данни за страните, основание, период, опис на разходите, обща сума, начин на плащане и подписи.
Разписката за възстановяване на разходи е писмено доказателство, че определена сума е изплатена на лице за направени от него разходи. Тя е полезна при служебни пътувания, покупки за сметка на организация, авансови плащания и други случаи, при които платецът компенсира получателя. Добре попълненият документ намалява риска от спорове относно размера, основанието и датата на плащането. Следва да се съхранява заедно с касови бележки, фактури и други оправдателни документи.
Предназначение на разписката
Разписката удостоверява получаването на конкретна парична сума и посочва защо тя се възстановява. Тя не замества първичните документи за самите разходи, но ги допълва като доказателство за последващото плащане към лицето, което ги е направило.
Документът може да се използва между работодател и служител, между възложител и изпълнител или между физически лица, когато има ясно определено основание за възстановяване.
Основни данни, които следва да съдържа
За да има практическа доказателствена стойност, разписката трябва да позволява еднозначно да се установят страните, сумата и основанието. Особено важно е сумата да бъде изписана и с цифри, и с думи.
| Поле | Предназначение | Честа грешка |
|---|---|---|
| Дата и място | Установяват момента и мястото на плащането | Липсва дата или е посочена само година |
| Данни на платеца | Идентифицират лицето или организацията, която плаща | Изписано е само търговско наименование |
| Данни на получателя | Посочват кой приема възстановената сума | Липсва адрес или идентификатор при необходимост |
| Основание | Свързва плащането с конкретни разходи | Използвано е общо описание като „разходи“ |
| Сума и начин на плащане | Потвърждават размера и начина на получаване | Разминаване между цифри и думи |
Идентификация на страните
При юридическо лице обичайно се посочват наименование, ЕИК или друг приложим идентификатор, седалище и представляващо лице. При физическо лице се вписват трите имена и данни за контакт, а лични данни се включват само доколкото са необходими и законосъобразни.
Как да опишете основанието и разходите
Основанието трябва да е конкретно: например „възстановяване на разходи за транспорт по служебно пътуване до ... за периода ...“. При повече от един разход е разумно да се приложи отделен опис с вид, дата, документ и стойност.
Приложения към разписката
Към документа могат да се приложат оригинали или копия на касови бележки, фактури, билети, платежни документи, заповеди за командировка или одобрение на разхода. В самата разписка следва да се отбележи броят и видът на приложенията.
- Посочете точната обща сума за възстановяване.
- Опишете периода, за който са направени разходите.
- Избройте приложените оправдателни документи.
- Отбележете дали плащането е в брой или по банков път.
- Осигурете подпис на получателя след реалното получаване на сумата.
Редактируем образец
Образец на документа
РАЗПИСКА ЗА ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА РАЗХОДИ
№: ____________________
Място на съставяне: ____________________
Дата: ____ / ____ / __________ г.
Долуподписаният/ата ________________________________________, ЕГН/ЛНЧ: ____________________, адрес: ________________________________________, в качеството си на получател, удостоверявам, че получих от:
Платец: ________________________________________
ЕИК/ЕГН/ЛНЧ: ____________________
Адрес/седалище: ________________________________________
Представляван от: ________________________________________
сума в размер на ____________________ лв. (словом: ________________________________________________________________________________________________ лева).
| Показател | Данни |
|---|---|
| Основание за възстановяване | ________________________________________________________________ |
| Период на извършените разходи | от ____ / ____ / __________ г. до ____ / ____ / __________ г. |
| Вид разходи | ________________________________________________________________ |
| Обща стойност на доказаните разходи | ____________________ лв. |
| Възстановена сума | ____________________ лв. |
| Начин на плащане | в брой / банков превод |
| Дата на плащане | ____ / ____ / __________ г. |
| Приложени документи | ________________________________________________________________ |
- Получателят декларира, че посочените разходи са направени във връзка с описаното по-горе основание.
- Получателят потвърждава, че е получил изцяло посочената сума.
- Страните потвърждават, че към настоящата разписка са приложени посочените оправдателни документи, когато такива са налични.
- Настоящата разписка се съставя в два еднообразни екземпляра — по един за всяка страна.
Допълнителни бележки: ________________________________________________________________________________________________
За платеца: ____________________
Име и подпис: ____________________
Получател: ____________________
Име и подпис: ____________________
Редактирайте текста директно тук. Промените се пазят в браузъра ви и можете да ги отпечатате или експортирате в Word и PDF.
Попълване и подписване
Разписката се попълва четливо, без празни полета, които могат да бъдат допълвани впоследствие. Ако някоя част не е приложима, тя може да бъде отбелязана с „неприложимо“, вместо да остане празна.
- Съберете документите, доказващи извършените разходи.
- Проверете дали общата сума съответства на приложения опис.
- Попълнете данните на платеца, получателя и основанието.
- Подпишете документа и предоставете екземпляр на всяка страна.
Преди подписване сравнете сумата в разписката с всеки приложен разходен документ и запазете копие от подписания екземпляр.
Плащане в брой и по банков път
При плащане в брой разписката обикновено съдържа изрично потвърждение от получателя, че е получил сумата. Следва да се спазват приложимите ограничения и изисквания за плащанията в брой.
При банков превод платежното нареждане или банковото извлечение е важен допълнителен доказателствен документ. В разписката могат да се впишат дата на превода, банка и основание, без да се публикуват ненужни чувствителни данни.
Често задавани въпроси
Задължителен ли е подписът на получателя?
При разписка за плащане в брой подписът на получателя е съществено доказателство, че сумата е приета. При банков превод доказателството за превода е допълнителен важен документ.
Може ли разписката да обхваща няколко разхода?
Да. Препоръчително е към нея да има подробен опис на всеки разход и съответния оправдателен документ, така че общата сума да може да бъде проверена.
Трябва ли да се посочва личен номер?
Не винаги. Вписвайте само данни, които са необходими за идентификацията и за конкретната цел, като спазвате правилата за защита на личните данни.
Съхранение на документа
Страните следва да пазят подписаните екземпляри и приложенията според вътрешните си правила, счетоводните изисквания и приложимото законодателство. За организации е полезно разписката да бъде заведена към съответния отчет, авансов отчет или разходен документ.
При спор документът има по-голяма стойност, когато е последователен с останалите записи за разхода и плащането. Не променяйте подписан документ; при необходимост от корекция оформете нов документ или изрично допълнение.