Ticari Teklif Formu İçin Hazır ve Düzenlenebilir Model
Ticari teklif formu, bir işletmenin ürün veya hizmetlerini belirli fiyat, süre ve ödeme koşullarıyla müşteriye sunmasını sağlar. Bu hazır model; taraf bilgileri, teklif kapsamı, birim fiyatlar, vergiler, teslimat, teklif geçerliliği ve kabul alanlarını düzenli biçimde içerecek şekilde hazırlanmıştır.
Ticari teklif formu, bir satıcının mal veya hizmet sunumuna ilişkin koşulları potansiyel müşteriye yazılı olarak bildirdiği belgedir. Teklifin kapsamı, fiyatı, vergileri, teslim veya ifa süresi ile ödeme şartları açıkça gösterilmelidir. Düzenli hazırlanmış bir teklif, beklentileri netleştirir ve satış görüşmelerinde yanlış anlaşılma riskini azaltır. Kabul edilmeden önce belgedeki tüm ticari ve teknik ayrıntıların kontrol edilmesi önemlidir.
Ticari teklif formunun amacı
Bu belge, satıcının hangi ürün veya hizmeti hangi koşullarla sağlayacağını somutlaştırır. Müşteri açısından teklifleri karşılaştırmaya, satıcı açısından ise verilen fiyat ve koşulları izlemeye yardımcı olur.
Teklif, tek başına her durumda sözleşme yerine geçmez; ancak tarafların kabul şekline, yazışmalarına ve uygulanacak hukuka göre bağlayıcı sonuç doğurabilir. Bu nedenle teklif metni dikkatli, tutarlı ve ölçülebilir ifadelerle hazırlanmalıdır.
Teklifte bulunması gereken temel bilgiler
Tarafların ticaret unvanı, adresi, vergi bilgileri ve yetkili kişileri eksiksiz yazılmalıdır. Teklif numarası ve düzenleme tarihi, belgenin takip edilmesini ve farklı versiyonların ayırt edilmesini kolaylaştırır.
Ürün ve hizmet kapsamının tanımı
Sunulan kalemler; miktar, birim, teknik özellik, hizmet süresi ve varsa kapsam dışı hususlarla birlikte tarif edilmelidir. “Danışmanlık hizmeti” gibi genel ifadeler yerine, teslim edilecek çıktıların ve çalışma sınırlarının belirtilmesi daha güvenlidir.
| Belge alanı | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Teklif numarası | Belgeyi izlemek ve referans vermek | Numara vermemek veya aynı numarayı tekrar kullanmak |
| Teklif kapsamı | Satılacak mal veya hizmeti belirlemek | Teknik özellikleri ve miktarı belirsiz bırakmak |
| Fiyat ve vergi | Toplam bedeli şeffaflaştırmak | KDV dahil veya hariç olduğunu yazmamak |
| Teslim süresi | İfa takvimini belirlemek | Başlangıç tarihini tanımlamamak |
| Geçerlilik süresi | Fiyatın ne kadar süreyle geçerli olduğunu göstermek | Süresiz teklif izlenimi yaratmak |
Fiyat, vergi ve ödeme koşulları
Her kalem için birim fiyat, miktar, ara toplam, indirim, vergi ve genel toplam ayrı ayrı gösterilmelidir. Para birimi açıkça yazılmalı; dövizli tekliflerde kurun hangi tarihe veya hangi kaynağa göre belirleneceği ayrıca düzenlenmelidir.
Ödeme planının açıklığı
Peşin ödeme, avans, taksit, teslimde ödeme veya vadeli ödeme gibi yöntemler netleştirilmelidir. Vade başlangıcı, banka hesap bilgileri ve gecikme halinde uygulanacak şartlar, tarafların ticari anlaşmasına uygun olarak belirtilmelidir.
- Fiyatların KDV dahil mi, hariç mi olduğunu yazın.
- İndirim koşullarını ve kapsamını açıkça belirtin.
- Nakliye, kurulum ve sigorta bedellerini ayrı gösterin.
- Ödeme vadesinin başlangıç olayını tanımlayın.
- Teklifteki para birimini her toplam alanında tutarlı kullanın.
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
TİCARİ TEKLİF FORMU
Teklif No: ____________________
Teklif Tarihi: ____ / ____ / ______ Teklif Geçerlilik Tarihi: ____ / ____ / ______
Düzenleme Yeri: ____________________
Taraf Bilgileri
Teklif Veren Firma: ____________________
Ticaret Unvanı: ____________________
Adres: ____________________
Vergi Dairesi / Vergi No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
Müşteri / Alıcı: ____________________
Ticaret Unvanı / Ad Soyad: ____________________
Adres: ____________________
Vergi Dairesi / Vergi No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
Teklif Konusu ve Bedel Bilgileri
| Sıra | Ürün / Hizmet Açıklaması | Miktar | Birim | Birim Fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Ara Toplam | ____________________ | ||||
| İndirim | ____________________ | ||||
| KDV Oranı / Tutarı | ____________________ | ||||
| Genel Toplam | ____________________ | ||||
Koşullar
- Teklif Kapsamı: Bu teklif, yukarıda belirtilen ürün ve/veya hizmetleri kapsamaktadır. Kapsam dışı işler: ____________________.
- Fiyat ve Vergi: Fiyatlar ____________________ para birimindedir ve KDV ____________________.
- Teslim / İfa Süresi: Teslimat veya hizmet ifası, ____________________ tarihinden itibaren ____________________ içinde gerçekleştirilecektir.
- Teslim Yeri: ____________________.
- Ödeme Koşulu: Ödeme, ____________________ şeklinde ve ____________________ vadede yapılacaktır.
- Teklif Geçerliliği: Bu teklif, ____ / ____ / ______ tarihine kadar geçerlidir.
- Ek Koşullar: ____________________.
İşbu teklifin kabul edilmesi halinde, taraflar yukarıdaki koşullar çerçevesinde işlem yapmayı kabul eder.
Müşteri Kabul Beyanı: Teklif koşullarını okuduğumu, anladığımı ve kabul ettiğimi beyan ederim.
TEKLİF VEREN
Firma / Yetkili: ____________________
İmza / Kaşe: ____________________
Tarih: ____ / ____ / ______
MÜŞTERİ / ALICI
Ad Soyad / Unvan: ____________________
İmza / Kaşe: ____________________
Tarih: ____ / ____ / ______
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Teslim, ifa ve teklif geçerliliği
Teslim yeri, sevkiyat yöntemi, hizmetin başlama ve bitiş tarihi ile kabul kriterleri teklifte yer almalıdır. Stok, tedarik veya üçüncü kişi onayına bağlı durumlar varsa bunlar da dürüst ve açık biçimde ifade edilmelidir.
Teklif geçerlilik süresi, fiyat ve koşulların hangi tarihe kadar korunacağını gösterir. Süre sonunda teklifin yenilenmesi, fiyatların güncellenmesi veya yeni onay alınması gerekebilir.
Pratik öneri: Teklif gönderilmeden önce toplam bedel, vergi oranı, teslim süresi ve teklif geçerlilik tarihini ikinci bir kişiyle kontrol edin.
Teklifin hazırlanması ve onay süreci
İç onaydan geçen teklif, müşteriye e-posta, güvenli elektronik yöntem veya fiziki imza yoluyla iletilebilir. Gönderim kaydı ve müşterinin kabul beyanı, ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önlenmesi bakımından saklanmalıdır.
- Müşterinin ihtiyaçlarını ve talep edilen kapsamı yazılı olarak doğrulayın.
- Ürün veya hizmet kalemlerini, miktarları ve teknik ayrıntıları belirleyin.
- Fiyat, vergi, teslimat ve ödeme koşullarını hesaplayıp kontrol edin.
- Teklifi yetkili onayından sonra müşteriye iletin ve kabul kaydını alın.
Sıkça sorulan sorular
Ticari teklif formu ile proforma fatura aynı şey midir?
Hayır. Her iki belge fiyat ve mal veya hizmet bilgisi içerebilse de kullanım amacı ve hukuki etkileri farklı olabilir. Proforma fatura, çoğunlukla bilgi ve ön işlem amacıyla düzenlenirken ticari teklif pazarlık ve satış koşullarını daha ayrıntılı ortaya koyar.
Teklifte KDV oranı yazılmalı mı?
Evet. Uygulanacak vergi oranı ile fiyatların vergi dahil veya hariç olduğu açıkça belirtilmelidir. Vergisel uygulamalar işleme ve mevzuata göre değişebileceğinden güncel kurallar kontrol edilmelidir.
Müşteri teklifi e-posta ile kabul edebilir mi?
Tarafların iletişim yöntemi, temsil yetkisi ve uygulanacak hukuka bağlı olarak e-posta kabul beyanı delil niteliği taşıyabilir. Önemli işlemlerde kabulün açık olması, yetkili kişi tarafından verilmesi ve kayıt altına alınması tavsiye edilir.