Připravený model portfolia služeb pro nabídku klientům
Tento model portfolia služeb pomáhá podnikatelům, freelancerům i obchodním týmům srozumitelně představit rozsah nabízených služeb. Obsahuje prostor pro popis jednotlivých položek, cenu, dobu realizace, dodací podmínky i kontaktní údaje poskytovatele a klienta.
Portfolio služeb je praktický dokument, který představuje nabídku poskytovatele jasně, přehledně a obchodně srozumitelně. Pomáhá klientovi porovnat jednotlivé služby, jejich rozsah, cenu a předpokládanou dobu dodání. Dobře připravené portfolio zároveň usnadňuje obchodní jednání a omezuje nedorozumění ohledně očekávaného plnění. Tento model lze přizpůsobit samostatně podnikající osobě, malé firmě i větší organizaci.
Účel portfolia služeb
Hlavním účelem portfolia je podat potenciálnímu nebo stávajícímu klientovi ucelený přehled o tom, co poskytovatel nabízí. Dokument může sloužit jako příloha e-mailové nabídky, podklad pro osobní schůzku nebo základ pro následnou smlouvu či objednávku.
Na rozdíl od stručného ceníku by portfolio mělo uvádět také hodnotu a rozsah jednotlivých služeb. Klient tak lépe pochopí, jaké výstupy může očekávat a které činnosti jsou již zahrnuty v ceně.
Základní údaje, které by neměly chybět
V úvodu uveďte identifikační a kontaktní údaje poskytovatele, včetně názvu, sídla, IČO, kontaktní osoby, telefonu a e-mailu. Pokud je portfolio vytvářeno pro konkrétního zájemce, doplňte také údaje klienta a datum platnosti nabídky.
Popis a vymezení služby
Každá služba by měla mít výstižný název, stručný popis, specifikaci výstupů a jasné vymezení toho, co není součástí plnění. Takový postup snižuje riziko, že klient bude předpokládat činnosti, které poskytovatel nezahrnul do sjednané ceny.
Cena a obchodní podmínky
Uveďte, zda je cena pevná, hodinová, orientační nebo stanovena individuální kalkulací. Je vhodné vysvětlit, zda je cena uvedena s DPH, bez DPH nebo zda poskytovatel není plátcem DPH, a doplnit způsob fakturace a splatnost.
Přehled doporučených polí
| Položka dokumentu | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Název služby | Umožňuje rychlou orientaci v nabídce | Příliš obecný nebo marketingový název |
| Rozsah plnění | Vymezuje konkrétní činnosti a výstupy | Neuvedení toho, co služba nezahrnuje |
| Cena | Stanovuje finanční očekávání klienta | Nejasnost, zda cena obsahuje DPH |
| Termín dodání | Určuje předpokládanou dobu realizace | Chybějící návaznost na součinnost klienta |
| Platnost nabídky | Omezuje dobu, po kterou jsou podmínky závazné | Neuvedení data nebo délky platnosti |
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
PORTFOLIO SLUŽEB
Místo a datum: ____________________, dne ____________________
Poskytovatel: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________
DIČ: ____________________
Kontaktní osoba: ____________________
E-mail a telefon: ____________________
Klient: ____________________
Sídlo / adresa klienta: ____________________
IČO klienta: ____________________
Kontaktní osoba klienta: ____________________
Nabízené služby
| Č. | Název služby | Rozsah a výstupy | Cena | Termín realizace |
|---|---|---|---|---|
| 1. | ____________________ | ____________________ | ____________________ Kč | ____________________ |
| 2. | ____________________ | ____________________ | ____________________ Kč | ____________________ |
| 3. | ____________________ | ____________________ | ____________________ Kč | ____________________ |
| 4. | ____________________ | ____________________ | ____________________ Kč | ____________________ |
Obchodní podmínky
- Ceny jsou uvedeny: ____________________ (s DPH / bez DPH / poskytovatel není plátcem DPH).
- Způsob a termín úhrady: ____________________.
- Požadovaná součinnost klienta: ____________________.
- Služby nezahrnují: ____________________.
- Platnost tohoto portfolia / nabídky je do: ____________________.
- Objednání služby je možné potvrzením této nabídky nebo písemnou objednávkou klienta.
Doplňující informace
Celková předpokládaná cena: ____________________ Kč
Poznámky a zvláštní podmínky:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Za poskytovatele: ____________________
Jméno a funkce: ____________________
Podpis: ____________________
Za klienta: ____________________
Jméno a funkce: ____________________
Podpis: ____________________
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Jak portfolio sestavit
Při tvorbě dokumentu postupujte od obecných informací ke konkrétním službám. Udržujte jednotný styl, používejte srozumitelný jazyk a nezahlcujte klienta odbornými pojmy, pokud nejsou nezbytné.
- Uveďte stručné představení poskytovatele a jeho specializace.
- Rozdělte služby do logických kategorií nebo balíčků.
- U každé položky popište rozsah, výstupy a případná omezení.
- Doplňte cenu, měnu, DPH a způsob stanovení ceny.
- Uveďte kontaktní údaje a postup pro objednání služby.
Doporučený postup při nabídce klientovi
Portfolio by mělo odpovídat skutečným kapacitám poskytovatele a být pravidelně kontrolováno. Pokud se rozsah služeb nebo ceny mění, aktualizujte dokument před jeho odesláním klientovi.
- Identifikujte potřeby a očekávání konkrétního klienta.
- Vyberte relevantní služby nebo vytvořte vhodný balíček.
- Stanovte cenu, termín a podmínky potřebné součinnosti.
- Zašlete portfolio a vyžádejte si písemné potvrzení objednávky.
Praktické doporučení: U každé služby výslovně uveďte, zda je cena konečná, nebo zda mohou vzniknout dodatečné náklady po předchozím odsouhlasení klientem.
Právní a obchodní souvislosti
Portfolio služeb samo o sobě obvykle nenahrazuje smlouvu. Může však tvořit její přílohu nebo podklad pro objednávku, zejména pokud obsahuje dostatečně určité vymezení plnění, cenu a další obchodní podmínky.
Pro závazné sjednání spolupráce je vhodné navázat na portfolio písemnou objednávkou, smlouvou o poskytování služeb nebo potvrzením nabídky. V případě spotřebitelů je nutné respektovat pravidla ochrany spotřebitele a informační povinnosti podnikatele.
Často kladené otázky
Musí portfolio služeb obsahovat přesný ceník?
Nemusí. Pokud nelze cenu určit předem, lze uvést hodinovou sazbu, cenové rozpětí nebo informaci, že cena bude stanovena individuální kalkulací.
Je portfolio služeb právně závazné?
Záleží na jeho obsahu, okolnostech předání a následném přijetí klientem. Pro větší jistotu je vhodné jasně uvést dobu platnosti nabídky a podmínky, za kterých se stává závaznou.
Lze dokument použít také pro opakované klienty?
Ano. Pro opakované klienty je vhodné portfolio doplnit o individuální ceny, specifické podmínky nebo odkaz na dříve uzavřenou rámcovou smlouvu.