Klaar model voor een professioneel consultancyvoorstel
Dit model voor een consultancyvoorstel helpt consultants en opdrachtgevers om de opdracht, beoogde resultaten, werkwijze, tarieven, planning en betalingsvoorwaarden duidelijk vast te leggen. Het biedt een praktische basis voor een transparante offerte en voorkomt onduidelijkheid voordat de werkzaamheden starten.
Een consultancyvoorstel legt duidelijk vast welke adviesdiensten worden geleverd, tegen welke vergoeding en binnen welke termijn. Het document vormt vaak de basis voor de samenwerking tussen consultant en opdrachtgever. Door verwachtingen vooraf concreet te beschrijven, worden misverstanden over scope, resultaten en verantwoordelijkheden beperkt. Dit model biedt een overzichtelijke structuur die u kunt aanpassen aan uw specifieke opdracht.
Wat is een consultancyvoorstel?
Een consultancyvoorstel is een commercieel en inhoudelijk document waarin een consultant een oplossing aanbiedt voor een vraagstuk van een potentiële opdrachtgever. Het beschrijft doorgaans de aanleiding, doelstellingen, aanpak, planning, prijs en voorwaarden van de voorgestelde dienstverlening.
Na aanvaarding kan het voorstel dienen als uitgangspunt voor een opdrachtbevestiging of overeenkomst. Controleer daarom zorgvuldig of alle essentiële afspraken ondubbelzinnig zijn opgenomen.
Verschil tussen een offerte en een overeenkomst
Een offerte richt zich vooral op het aanbod en de prijs, terwijl een overeenkomst doorgaans uitgebreidere juridische bepalingen bevat. Een consultancyvoorstel kan beide functies deels combineren, maar het is verstandig om de aanvaarding en eventuele aanvullende voorwaarden duidelijk vast te leggen.
Essentiële onderdelen van het voorstel
Een goed voorstel maakt zichtbaar wat wel en niet binnen de opdracht valt. Benoem de gewenste resultaten zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld een analyse, adviesrapport, workshop, implementatieplan of begeleidingstraject.
| Onderdeel | Functie | Veelvoorkomende fout |
|---|---|---|
| Opdrachtomschrijving | Beschrijft het vraagstuk en de dienstverlening | Te algemene of ruime formulering |
| Resultaten | Legt concrete op te leveren producten vast | Geen meetbare of toetsbare omschrijving |
| Planning | Geeft fasen, mijlpalen en einddatum weer | Afhankelijkheden van de opdrachtgever vergeten |
| Tarief en kosten | Verduidelijkt prijs, btw en bijkomende uitgaven | Onduidelijkheid over reis- of externe kosten |
| Geldigheidsduur | Bepaalt hoe lang het aanbod openstaat | Geen vervaldatum opnemen |
Scope, resultaten en verantwoordelijkheden
Omschrijf de scope afgebakend: welke werkzaamheden voert de consultant uit, welke activiteiten zijn uitgesloten en welke informatie of medewerking moet de opdrachtgever leveren. Dit is vooral belangrijk bij opdrachten met meerdere betrokkenen of veranderende eisen.
Werk met acceptatiecriteria
Vermeld wanneer een resultaat als opgeleverd geldt en hoe de opdrachtgever feedback geeft. Leg ook vast hoeveel correctierondes of overlegmomenten in het overeengekomen tarief zijn inbegrepen.
- Beschrijf de aanleiding en doelstelling van de opdracht.
- Noem de concrete deliverables per fase.
- Wijs een contactpersoon aan bij beide partijen.
- Leg noodzakelijke toegang tot gegevens en systemen vast.
- Benoem uitdrukkelijk welke werkzaamheden buiten de scope vallen.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
CONSULTANCYVOORSTEL
Plaats: ____________________
Datum: ____________________
Voorstelnummer: ____________________
Geldig tot: ____________________
Partijen
Consultant: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Ondernemingsnummer/KvK-nummer: ____________________
Contactpersoon: ____________________
E-mail: ____________________
Opdrachtgever: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Ondernemingsnummer/KvK-nummer: ____________________
Contactpersoon: ____________________
E-mail: ____________________
Gegevens van de opdracht
| Onderdeel | Invulling |
|---|---|
| Naam van de opdracht | ____________________ |
| Aanleiding en doelstelling | ____________________ |
| Omschrijving van de diensten | ____________________ |
| Op te leveren resultaten | ____________________ |
| Startdatum | ____________________ |
| Einddatum | ____________________ |
| Tarief / vaste vergoeding | € ____________________ exclusief / inclusief btw |
| Raming uren of dagen | ____________________ |
| Bijkomende kosten | ____________________ |
| Facturatiemoment en betaaltermijn | ____________________ |
Voorwaarden
- De consultant voert de werkzaamheden uit zoals omschreven in dit voorstel en naar beste inzicht en vermogen.
- De opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, toegang en medewerking die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.
- Werkzaamheden die buiten de afgesproken scope vallen, worden uitsluitend uitgevoerd na schriftelijke instemming van beide partijen over de aanvullende planning en vergoeding.
- De vergoeding bedraagt € ____________________ exclusief / inclusief btw. Bijkomende kosten worden behandeld als volgt: ____________________.
- Facturen worden betaald binnen ____________________ dagen na factuurdatum.
- De planning kan worden aangepast indien noodzakelijke informatie, goedkeuring of medewerking van de opdrachtgever niet tijdig beschikbaar is.
- Vertrouwelijke informatie die partijen in het kader van deze opdracht ontvangen, wordt niet aan derden verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht is of schriftelijk is overeengekomen.
- Op deze opdracht zijn de volgende algemene voorwaarden van toepassing: ____________________.
Aanvaarding
Door ondertekening bevestigen partijen dat zij instemmen met de inhoud van dit consultancyvoorstel.
Voor de consultant
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening: ____________________
Voor de opdrachtgever
Naam: ____________________
Functie: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Tarieven, kosten en betaling
Vermeld of u werkt met een vast bedrag, een uurtarief, een dagtarief of een combinatie daarvan. Geef aan of bedragen exclusief of inclusief btw zijn en bepaal welke bijkomende kosten afzonderlijk mogen worden gefactureerd.
Een duidelijke betalingsregeling beschermt beide partijen. Vermeld bijvoorbeeld een voorschot, facturatie per mijlpaal, een betaaltermijn en de gevolgen van vertraging bij betaling, voor zover toegestaan door toepasselijke wetgeving.
Neem altijd op dat uitbreiding van de opdracht pas wordt uitgevoerd na schriftelijke instemming over de impact op planning en vergoeding.
Van voorstel naar aanvaarde opdracht
Laat de opdrachtgever het voorstel schriftelijk aanvaarden, bij voorkeur met naam, functie, datum en handtekening. Voeg eventuele algemene voorwaarden toe of verwijs er duidelijk naar, mits deze tijdig beschikbaar zijn gesteld.
- Bespreek de behoefte en verzamel de benodigde informatie.
- Werk doel, scope, planning en prijs concreet uit.
- Controleer de voorwaarden, uitsluitingen en betaalafspraken.
- Laat het voorstel schriftelijk ondertekenen of bevestigen.
Veelgestelde vragen
Moet een consultancyvoorstel altijd worden ondertekend?
Een schriftelijke ondertekening is sterk aan te raden, omdat daarmee eenvoudiger kan worden aangetoond welke afspraken zijn aanvaard. Ook een duidelijke schriftelijke bevestiging per e-mail kan relevant zijn, afhankelijk van de omstandigheden en toepasselijke regels.
Kan de prijs na aanvaarding nog wijzigen?
Dat kan alleen wanneer partijen hierover overeenstemming bereiken of wanneer een vooraf duidelijk overeengekomen prijsmechanisme van toepassing is. Leg wijzigingen altijd schriftelijk vast.
Zijn algemene voorwaarden voldoende naast een voorstel?
Algemene voorwaarden kunnen belangrijke onderwerpen regelen, maar vervangen geen heldere opdrachtomschrijving. Het voorstel moet de specifieke dienstverlening, vergoeding en planning van de betreffende opdracht bevatten.