Vzor potvrzení o předání klíčů připravený k použití
Potvrzení o předání klíčů je praktický doklad, který zachycuje, kdo, kdy a v jakém rozsahu předal nebo převzal klíče, čipy či jiné přístupové prostředky. Vzor je vhodný zejména pro nájemní vztahy, správu nemovitostí, předání kanceláří i pracovní prostředí a pomáhá předcházet sporům o odpovědnost za svěřené přístupy.
Potvrzení o předání klíčů slouží jako písemný důkaz, že konkrétní osoba předala nebo převzala klíče, čipy, karty či dálkové ovladače. Nejčastěji se používá při předání bytu, domu, kanceláře nebo jiných prostor, ale uplatní se také v zaměstnání. Přehledný dokument omezuje nejistotu ohledně počtu předaných přístupových prostředků a okamžiku jejich převzetí. Je vhodné jej podepsat při každém předání i vrácení.
K čemu potvrzení o předání klíčů slouží
Doklad zaznamenává identitu předávající a přebírající osoby, datum, místo a přesný rozsah předání. Může být samostatným dokumentem nebo přílohou nájemní smlouvy, předávacího protokolu k nemovitosti či pracovního předávacího protokolu.
Pokud dojde ke ztrátě klíče nebo sporu o přístup do prostor, může potvrzení pomoci doložit, kdo měl prostředek svěřený. Samotný doklad však nenahrazuje smluvní ujednání o náhradě škody nebo o nákladech na výměnu zámku.
Jaké údaje do dokumentu uvést
Uveďte údaje tak, aby nebylo možné zaměnit osoby, objekt ani předávané klíče. Zvláštní pozornost věnujte čipům, kartám a ovladačům, které mohou mít evidenční číslo.
| Položka | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Datum a čas předání | Určuje okamžik převzetí odpovědnosti | Chybí čas při předání v tentýž den |
| Identifikace prostor | Vymezuje byt, dům, kancelář nebo sklad | Uvedena pouze obec bez čísla jednotky |
| Počet klíčů | Umožňuje kontrolu při vrácení | Neuvedení kopií klíčů |
| Typ přístupu | Rozlišuje klíč, čip, kartu a ovladač | Obecné označení „klíče“ |
| Poznámka o stavu | Zaznamená poškození nebo omezení | Opomenutí nefunkčního ovladače |
Identifikace osob
U fyzických osob se obvykle uvádí jméno, příjmení, adresa a datum narození nebo jiný přiměřený identifikační údaj. Jedná-li za společnost nebo pronajímatele pověřená osoba, doplňte rovněž její funkci či oprávnění jednat.
Kdy se vzor používá
Vzor lze využít při zahájení nájmu, při jeho ukončení, při výměně nájemce, při předání pracovního místa nebo při dočasném poskytnutí přístupu servisní firmě. U více osob je vhodné sepsat samostatné potvrzení pro každého přebírajícího.
- Předání klíčů k pronajatému bytu nebo domu.
- Vrácení klíčů po skončení nájmu.
- Předání kanceláře, skladu nebo provozovny zaměstnanci.
- Zapůjčení přístupové karty externímu dodavateli.
- Převzetí čipu, dálkového ovladače nebo klíče od společných prostor.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
POTVRZENÍ O PŘEDÁNÍ KLÍČŮ
Místo: ____________________ Datum: ____________________
Předávající:
Jméno a příjmení / název: ____________________
Adresa / sídlo: ____________________
Datum narození / IČO: ____________________
Telefon nebo e-mail: ____________________
Přebírající:
Jméno a příjmení / název: ____________________
Adresa / sídlo: ____________________
Datum narození / IČO: ____________________
Telefon nebo e-mail: ____________________
Předávající tímto potvrzuje, že předal, a přebírající potvrzuje, že převzal níže uvedené přístupové prostředky k prostoru:
Adresa a označení prostoru: ____________________
| Pořadové číslo | Typ prostředku | Označení / evidenční číslo | Počet kusů | Stav / poznámka |
|---|---|---|---|---|
| 1. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 4. | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Účel předání: ____________________
Termín vrácení, je-li sjednán: ____________________
- Přebírající potvrzuje převzetí všech výše uvedených přístupových prostředků.
- Přebírající se zavazuje chránit předané prostředky před ztrátou, poškozením a zneužitím.
- Přebírající bez souhlasu předávajícího nepředá přístupové prostředky jiné osobě.
- Ztrátu, poškození nebo nefunkčnost prostředku přebírající bez zbytečného odkladu oznámí předávajícímu.
Další ujednání:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Potvrzení bylo vyhotoveno ve _____ stejnopisech, z nichž každá strana obdržela _____ stejnopis.
____________________
Předávající
____________________
Přebírající
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Postup při správném předání
Dokument vyplňte přímo při fyzickém předání. Obě strany by měly zkontrolovat počet i druh každého předávaného prostředku a ponechat si podepsané vyhotovení.
- Ověřte totožnost předávající a přebírající osoby.
- Uveďte přesnou adresu a označení předávaných prostor.
- Sepište všechny klíče, čipy, karty a ovladače včetně jejich počtu.
- Dokument přečtěte, případně doplňte výhrady a oba jej podepište.
Doporučuje se uvést každý přístupový prostředek samostatně, zejména pokud má výrobní, evidenční nebo čipové číslo.
Počet vyhotovení
Praktické je připravit alespoň dvě stejnopisná vyhotovení, aby každá strana obdržela jedno podepsané potvrzení. V elektronické podobě lze dokument uchovat také jako naskenovanou přílohu k nájemní nebo pracovní dokumentaci.
Odpovědnost a ochrana údajů
Předávající a přebírající mohou do potvrzení vložit stručné ujednání, že přebírající zajistí řádné opatrování klíčů a bez souhlasu nepředá přístup třetí osobě. Konkrétní povinnosti a následky ztráty se však řídí zejména smlouvou a příslušnými právními předpisy.
Dokument obsahuje osobní údaje, proto jej uchovávejte bezpečně a pouze po dobu potřebnou k doložení předání a vypořádání vztahu. Při správě nemovitostí nebo ve firmě nastavte přístup k evidenci jen oprávněným osobám.
Časté dotazy
Musí být potvrzení o předání klíčů úředně ověřeno?
Obvykle ne. Pro běžné předání klíčů zpravidla postačí vlastnoruční podpisy obou stran, pokud smlouva nebo zvláštní okolnosti nestanoví něco jiného.
Lze potvrzení použít i pro přístupový čip?
Ano. Do seznamu předávaných položek uveďte typ čipu, jeho evidenční číslo, počet kusů a případně oprávnění, které čip umožňuje.
Co dělat při ztrátě klíče?
Ztrátu bez zbytečného odkladu oznamte osobě odpovědné za prostory. Další postup, například zajištění výměny vložky nebo deaktivace čipu, se řídí dohodou stran a okolnostmi případu.