Vzor potvrzení o přepravném připravený k použití
Potvrzení o přepravném dokládá, že objednatel nebo příjemce uhradil dopravci cenu za přepravu zboží či jiné zásilky. Tento vzor obsahuje identifikaci stran, údaje o zásilce a trase, částku, způsob platby, datum převzetí i podpisy. Lze jej upravit pro jednorázovou i pravidelnou dopravu.
Potvrzení o přepravném je doklad, kterým dopravce potvrzuje přijetí platby za přepravu zboží, materiálu nebo jiné zásilky. Pomáhá prokázat, kdo přepravu objednal, jaká trasa byla sjednána a jaká částka byla uhrazena. V praxi se používá při jednorázových přepravách i jako doplněk k objednávce, smlouvě nebo faktuře. Správně vyplněný doklad usnadňuje evidenci nákladů a řešení případných sporů.
K čemu slouží potvrzení o přepravném
Doklad zachycuje základní údaje o poskytnuté dopravní službě a potvrzuje uskutečnění platby. Je vhodný zejména tehdy, když byla cena uhrazena v hotovosti, převodem před vystavením faktury nebo jiným dohodnutým způsobem.
Potvrzení samo o sobě nemusí nahradit daňový doklad. Je-li dopravce plátcem DPH nebo jde o podnikatelský vztah, je třeba posoudit také povinnost vystavit fakturu či jiný účetní a daňový doklad podle platných předpisů.
Údaje, které by doklad měl obsahovat
Nejdůležitější je jednoznačně určit dopravce, plátce a konkrétní přepravu. U zásilky je praktické uvést alespoň její popis, místo nakládky, místo vykládky a datum provedení přepravy.
| Položka | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Číslo potvrzení | Umožňuje dohledat doklad v evidenci. | Chybějící nebo duplicitní číslování. |
| Identifikace dopravce | Určuje osobu, která přepravu provedla a platbu přijala. | Neuvedení IČO nebo sídla u podnikatele. |
| Údaje o zásilce a trase | Propojují platbu s konkrétní službou. | Příliš obecný popis bez míst nakládky a vykládky. |
| Částka a měna | Vyjadřují rozsah uhrazeného přepravného. | Rozdíl mezi částkou číslem a slovy. |
| Způsob úhrady | Dokládá, zda šlo o hotovost, převod nebo jinou platbu. | Neurčení data přijetí platby. |
Identifikace smluvních stran
U podnikatelů je vhodné uvést obchodní firmu nebo jméno, sídlo, IČO a případně DIČ. U nepodnikajících fyzických osob zpravidla postačí jméno, příjmení a kontaktní adresa v rozsahu odpovídajícím účelu dokladu.
Vymezení přepravní služby
Popis služby by měl odpovídat skutečnosti. Zahrňte datum přepravy, trasu, druh zásilky, případně počet kusů, hmotnost nebo registrační značku vozidla, pokud tyto údaje pomohou přepravu spolehlivě určit.
Upravitelný vzor
Vzor dokumentu
POTVRZENÍ O PŘEPRAVNÉM
Číslo potvrzení: ____________________
Místo vystavení: ____________________ Datum: ____________________
Dopravce / příjemce platby:
Název nebo jméno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ: ____________________
Objednatel / plátce:
Název nebo jméno: ____________________
Sídlo / adresa: ____________________
IČO: ____________________ DIČ: ____________________
Tímto potvrzuji, že jsem převzal(a) platbu za níže uvedenou přepravní službu.
| Údaj | Vyplnění |
|---|---|
| Popis zásilky | ____________________ |
| Místo nakládky | ____________________ |
| Místo vykládky | ____________________ |
| Datum přepravy | ____________________ |
| Registrační značka vozidla | ____________________ |
| Cena za přepravu bez DPH | ____________________ Kč |
| DPH / sazba DPH | ____________________ |
| Celkem uhrazeno | ____________________ Kč |
| Částka slovy | ____________________ |
| Způsob úhrady | hotově / bankovním převodem / jinak: ____________________ |
| Datum přijetí platby | ____________________ |
| Variabilní symbol / poznámka | ____________________ |
Podmínky potvrzení:
- Dopravce potvrzuje přijetí výše uvedené částky za provedenou přepravu.
- Plátce potvrzuje, že údaje o přepravě odpovídají sjednané službě.
- Toto potvrzení slouží jako doklad o úhradě přepravného.
- Případné reklamace nebo rozdíly budou strany řešit podle uzavřené smlouvy a platných právních předpisů.
Poznámka: ________________________________________________________________
Za dopravce / příjemce platby:
____________________
Jméno, funkce a podpis
Za plátce / objednatele:
____________________
Jméno, funkce a podpis
Text upravte přímo zde. Změny se ukládají ve vašem prohlížeči a můžete je vytisknout nebo exportovat do Wordu a PDF.
Jak potvrzení správně vyplnit
Vyplňujte doklad čitelně a bez mezer, které by umožnily pozdější doplnění údajů. Každá změna by měla být jasně označena a potvrzena osobou, která doklad vystavila.
- Přidělte potvrzení jedinečné evidenční číslo.
- Uveďte údaje dopravce a osoby, která přepravné uhradila.
- Popište přepravu, zásilku, trasu a datum provedení služby.
- Doplňte částku, způsob platby, datum převzetí a podpis příjemce platby.
Praktické doporučení: potvrzení vystavte bezprostředně po převzetí platby a přiložte jej k objednávce přepravy, faktuře nebo přepravnímu listu.
Kontrola částky a způsobu platby
Částku uvádějte číslem i slovy, včetně měny. Pokud cena zahrnuje DPH, rozlište podle potřeby základ daně, sazbu DPH a celkovou cenu; rozsah povinných náležitostí se může lišit podle postavení vystavitele a povahy transakce.
- ověřte shodu částky s objednávkou nebo smlouvou,
- uveďte, zda byla platba provedena v hotovosti nebo bezhotovostně,
- zapište datum skutečného přijetí platby,
- označte měnu a případně variabilní symbol,
- zajistěte podpis nebo jiné potvrzení převzetí platby.
Archivace a návazné doklady
Potvrzení uchovejte spolu s doklady souvisejícími s přepravou, například s objednávkou, přepravním listem, dodacím listem nebo fakturou. Při podnikatelské činnosti se řiďte pravidly pro účetní záznamy a daňové doklady.
Elektronická kopie může být užitečná pro rychlé vyhledávání a zálohování. Dbejte na to, aby uložený soubor zůstal čitelný a bylo možné prokázat jeho vazbu na původní obchodní případ.
Časté otázky
Nahrazuje potvrzení o přepravném fakturu?
Ne vždy. Potvrzení primárně dokládá převzetí platby, zatímco faktura může plnit účetní a daňové funkce. Potřeba faktury závisí na konkrétním vztahu a právních povinnostech stran.
Kdo potvrzení podepisuje?
Obvykle jej podepisuje dopravce nebo jiná osoba oprávněná převzít platbu. Podpis plátce není vždy nezbytný, ale může zvýšit důkazní hodnotu dokladu.
Lze doklad vystavit elektronicky?
Ano, pokud obsahuje potřebné údaje, je čitelný a odpovídá způsobu evidence používanému stranami. U účetních a daňových dokladů je nutné respektovat příslušné právní požadavky.