Готовый шаблон заявки на получение материалов
Шаблон заявки на получение материалов помогает формально запросить необходимые товары, сырьё, оборудование или хозяйственные принадлежности у поставщика, склада либо внутреннего подразделения. Документ фиксирует перечень позиций, количество, характеристики, срок поставки, основание запроса и ответственных сотрудников.
Заявка на получение материалов применяется для оформления потребности организации в товарах, сырье, комплектующих, инвентаре или иных материальных ценностях. Она может направляться на склад, в отдел закупок, поставщику либо руководителю для согласования. Правильно составленный документ упрощает контроль расходов, планирование запасов и распределение ответственности. Унифицированной формы обычно нет, поэтому бланк адаптируют к внутреннему порядку компании.
Назначение заявки на материалы
Документ подтверждает, какие именно материалы необходимы инициатору, в каком количестве и к какому сроку. На его основании склад может выдать ценности, а закупочный отдел — начать процедуру приобретения.
Заявка особенно полезна при наличии нескольких подразделений, централизованного склада или лимитов на расходование ресурсов. Она также позволяет сопоставить фактически выданные материалы с заявленной производственной, хозяйственной или иной потребностью.
Когда оформляют документ
Заявку оформляют до выдачи материалов со склада, закупки у контрагента или передачи ценностей между подразделениями. Внутренними правилами можно установить случаи, когда требуется предварительное согласование руководителя или финансовой службы.
Какие сведения включить
В бланке указывают реквизиты организации, подразделение-заявителя, дату, номер документа и данные ответственного лица. Наиболее важной частью является спецификация, где каждая позиция приводится отдельно.
| Поле документа | Для чего нужно | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Наименование материала | Позволяет точно идентифицировать необходимую позицию | Использование общего названия без марки или характеристики |
| Единица измерения | Определяет способ учета количества | Несоответствие единицы складскому учету |
| Количество | Фиксирует объем потребности | Не указано количество или допущена арифметическая ошибка |
| Срок поставки или выдачи | Помогает планировать исполнение заявки | Указание неопределенного срока «как можно скорее» |
| Обоснование | Подтверждает деловую необходимость материалов | Отсутствие ссылки на заказ, смету или задачу |
Технические характеристики
Если материал имеет марки, размеры, артикулы, ГОСТ, цвет, модель или иные параметры, их следует приводить в спецификации. Это снижает риск получения неподходящих товаров и последующих споров о комплектации.
Редактируемый образец
Образец документа
ЗАЯВКА НА ПОЛУЧЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ
Место составления: ____________________
Дата: «___» ____________ 20___ г.
№ заявки: ____________________
Организация: ____________________
Подразделение-заявитель: ____________________
Заявитель (должность, Ф. И. О.): ____________________
Получатель материалов (должность, Ф. И. О.): ____________________
Прошу выдать со склада / приобрести следующие материалы для: ____________________
| № | Наименование материала, характеристика, артикул | Ед. изм. | Количество | Цена за ед., руб. | Сумма, руб. | Срок выдачи / поставки |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________________ |
| 2 | ____________________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________________ |
| 3 | ____________________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________________ |
| 4 | ____________________ | ________ | ________ | ________ | ________ | ________________ |
Итого наименований: ____________________
Общая сумма: ____________________ руб.
Основание (заказ, смета, проект, производственная необходимость): ____________________
Источник финансирования / статья расходов: ____________________
Дополнительные требования к материалам: ____________________
- Материалы должны соответствовать указанным в заявке характеристикам и количеству.
- Замена запрошенных материалов допускается только после согласования с заявителем.
- Получатель обязан проверить количество и состояние материалов при приемке.
- О выявленных расхождениях, повреждениях или недостаче получатель незамедлительно сообщает ответственному лицу.
Отметка склада / отдела снабжения: ____________________
Дата исполнения: «___» ____________ 20___ г.
Фактически выдано / поставлено: ____________________
Заявитель: ____________________ / ____________________
Руководитель подразделения: ____________________ / ____________________
Согласовано: ____________________ / ____________________
Материалы выдал / передал: ____________________ / ____________________
Материалы получил: ____________________ / ____________________
Редактируйте текст прямо здесь. Изменения сохраняются в вашем браузере, их можно распечатать или экспортировать в Word и PDF.
Как заполнить заявку
Перед подготовкой документа проверьте остатки на складе, действующие лимиты и утвержденный бюджет. При внешней закупке желательно приложить техническое задание, коммерческое предложение или ссылку на внутренний план закупок, если такой порядок установлен.
- Определите потребность и проверьте наличие материалов на складе.
- Заполните реквизиты заявителя, получателя и ответственного лица.
- Внесите в таблицу точные наименования, единицы измерения, количество и характеристики.
- Передайте заявку на согласование и сохраните экземпляр с отметкой об исполнении.
Согласование и контроль исполнения
Маршрут согласования зависит от структуры организации: документ может подписываться руководителем подразделения, начальником склада, сотрудником отдела снабжения и финансовым контролером. Полезно закрепить полномочия и лимиты в локальном нормативном акте.
Указывайте в заявке конкретный срок и проверяемое обоснование потребности: это ускоряет согласование и помогает избежать лишних закупок.
После выдачи или поставки материалов рекомендуется отметить фактическое количество, дату исполнения и номер первичного учетного документа. При выявлении недопоставки, брака или замены позиции информацию следует зафиксировать отдельно.
Практический перечень приложений
Состав приложений определяется характером материалов и внутренними процедурами. Для стандартных хозяйственных товаров достаточно самой заявки, а для технически сложных или дорогостоящих позиций может потребоваться расширенный комплект документов.
- техническое задание или спецификация;
- расчет потребности или смета;
- копия производственного заказа или проекта;
- коммерческое предложение поставщика;
- согласование бюджета или лимита.
Часто задаваемые вопросы
Обязательна ли единая форма заявки?
Как правило, организация вправе разработать собственный бланк, если специальный порядок не установлен законом, договором или отраслевыми правилами. Утвержденную форму целесообразно закрепить внутренним распорядительным документом.
Можно ли направить заявку по электронной почте?
Да, если это допускается внутренним документооборотом организации. Следует обеспечить возможность установить автора, дату направления, согласование и сохранность документа.
Нужна ли подпись материально ответственного лица?
Это зависит от процедуры выдачи и распределения обязанностей. Обычно заявку подписывает инициатор и согласовывает руководитель, а прием материалов подтверждается отдельным документом или отметкой.