Tjänstefaktura – färdig mall för professionell fakturering
En mall för tjänstefaktura hjälper företagare och uppdragstagare att debitera utförda tjänster på ett tydligt och professionellt sätt. Dokumentet innehåller utrymme för säljarens och kundens uppgifter, fakturanummer, specifikation av tjänsten, moms, totalsumma, förfallodag och betalningsuppgifter.
En tjänstefaktura är ett underlag som visar vad som har utförts, vilket belopp kunden ska betala och på vilka villkor betalningen ska ske. Den används av företag, frilansare och andra uppdragstagare som säljer arbete eller professionella tjänster. En tydligt utformad faktura minskar risken för frågor, sena betalningar och tvister. Den fungerar dessutom som ett viktigt bokföringsunderlag för både säljare och köpare.
Vad är en tjänstefaktura?
En tjänstefaktura är en faktura som avser arbete, rådgivning, konsultinsatser, reparationer, utbildning eller andra tjänster. Till skillnad från en faktura för varor bör den beskriva arbetets omfattning, period och pris på ett sätt som gör debiteringen enkel att kontrollera.
Fakturan ska normalt utfärdas av säljaren efter att tjänsten har utförts, om inte parterna har avtalat om förskottsbetalning eller delbetalning. Vilka uppgifter som krävs beror bland annat på om säljaren är momsregistrerad och vilken typ av försäljning det gäller.
Fakturans funktion i bokföringen
Fakturan är ett verifikat som dokumenterar affärshändelsen. Därför ska den vara korrekt, spårbar och kopplad till säljarens löpande fakturanummerserie.
Uppgifter som bör finnas med
En komplett faktura hjälper mottagaren att förstå vem som ska få betalt, vad betalningen avser och när den ska göras. Nedan anges centrala fält och vanliga fel att undvika.
| Fält | Syfte | Vanligt fel |
|---|---|---|
| Fakturanummer | Identifierar fakturan i bokföringen | Numret saknas eller används flera gånger |
| Fakturadatum | Visar när fakturan har utfärdats | Datumet förväxlas med förfallodagen |
| Tjänstebeskrivning | Förklarar vad som har levererats | Alltför vag text, exempelvis endast ”arbete” |
| Moms | Visar skattesats och momsbelopp | Moms anges utan beskattningsunderlag |
| Betalningsuppgifter | Gör det möjligt att betala korrekt | Bankgiro, plusgiro eller kontouppgift saknas |
Identifiering av parterna
Fakturan bör ange säljarens namn, adress, organisationsnummer eller personnummer när det är relevant, samt kontaktuppgifter. Kundens namn och fakturaadress ska också framgå, särskilt när kunden är ett företag eller en organisation.
Redigerbar mall
Dokumentmall
TJÄNSTEFaktura
Fakturanummer: ____________________
Fakturadatum: ____________________ Förfallodag: ____________________
Ort: ____________________ Datum: ____________________
Säljare
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/Personnummer: ____________________
Adress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
E-post och telefon: ____________________
Momsregistreringsnummer: ____________________
Kund
Namn/Företagsnamn: ____________________
Organisationsnummer/Personnummer: ____________________
Fakturaadress: ____________________
Postnummer och ort: ____________________
Referens: ____________________
Fakturaspecifikation
| Beskrivning av tjänst | Period/Datum | Antal | Á-pris | Belopp |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ kr |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ kr |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ kr | ____________________ kr |
| Delsumma exklusive moms | ____________________ kr |
| Rabatt/avdrag | ____________________ kr |
| Moms (%): ____________________ | ____________________ kr |
| Att betala | ____________________ kr |
Betalningsvillkor
- Betalning ska vara säljaren tillhanda senast den ____________________.
- Betalning sker till bankgiro/plusgiro/kontonummer: ____________________.
- Betalningsreferens eller OCR-nummer: ____________________.
- Vid försenad betalning kan dröjsmålsränta och påminnelseavgift tas ut enligt överenskommelse och tillämpliga regler.
Meddelande till kunden: ____________________
Ort och datum: ____________________
Säljarens underskrift: ____________________
Namnförtydligande: ____________________
Redigera texten direkt här. Ändringarna sparas i din webbläsare och du kan skriva ut dem eller exportera till Word och PDF.
Så specificerar du tjänsten tydligt
Beskriv tjänsten med uppgift om exempelvis arbetets art, utförandeperiod, antal timmar, timpris, fast pris eller antal enheter. Om fakturan grundar sig på ett avtal eller en offert kan hänvisning till dess nummer eller datum göra underlaget tydligare.
- Ange vilken tjänst som har utförts.
- Uppge perioden då arbetet utfördes.
- Redovisa antal timmar eller enheter när det är relevant.
- Ange á-pris eller överenskommet fast pris.
- Specificera eventuella utlägg, rabatter eller tillägg separat.
Kontrollera alltid att fakturabelopp, moms och betalningsuppgifter stämmer innan fakturan skickas. En enkel kontroll kan förebygga onödiga påminnelser och krediteringar.
Moms och belopp
Om tjänsten är momspliktig ska beskattningsunderlaget, momssatsen och momsbeloppet anges. Det totala beloppet att betala ska vara tydligt avskilt från nettobeloppet så att kunden enkelt kan se hur summan har beräknats.
Vissa tjänster kan vara undantagna från moms eller omfattas av särskilda regler. I sådana situationer bör fakturan innehålla den uppgift eller hänvisning som krävs för att förklara varför moms inte har tagits ut.
Betalningsvillkor och hantering
Betalningsvillkoren bör ange förfallodag, betalningssätt och eventuell information om dröjsmålsränta eller påminnelseavgift. Villkoren ska överensstämma med avtalet mellan parterna och tillämpliga regler.
- Kontrollera att kundens namn och adress är korrekta.
- Beskriv den utförda tjänsten och kontrollera prisuppgifterna.
- Beräkna nettobelopp, moms och totalsumma.
- Skicka fakturan och spara en kopia i bokföringen.
Vanliga frågor om tjänstefakturor
När ska en tjänstefaktura skickas?
Fakturan skickas normalt när tjänsten har utförts eller enligt den tidpunkt som parterna har avtalat. Vid längre uppdrag kan del- eller periodfakturering vara lämplig.
Måste varje faktura ha ett unikt nummer?
Ja, fakturor bör ingå i en löpande och spårbar nummerserie. Det underlättar bokföringen och gör det möjligt att följa upp varje affärshändelse.
Kan jag ange betalningsvillkor på fakturan?
Ja, förfallodag och betalningsvillkor bör anges tydligt. Om ränta eller avgift vid sen betalning ska tillämpas bör detta vara förenligt med avtalet och gällande regler.