Modèle prêt à l’emploi de justificatif de remboursement
Ce modèle de justificatif de remboursement permet de formaliser la restitution totale ou partielle d’une somme d’argent entre deux parties. Il identifie clairement le payeur et le bénéficiaire, le motif, le montant remboursé, le moyen de paiement et la date de l’opération, afin de conserver une preuve écrite utile.
Un justificatif de remboursement est un écrit qui confirme qu’une somme a été restituée à son bénéficiaire. Il peut être utilisé entre particuliers, dans le cadre d’une relation commerciale ou pour régulariser une avance de frais. Ce document aide les parties à conserver une trace claire du paiement effectué. Il limite les contestations relatives au montant, au motif ou à la date du remboursement.
À quoi sert un justificatif de remboursement ?
Le justificatif de remboursement constitue une preuve matérielle qu’un paiement de restitution a été réalisé. Il peut concerner le remboursement d’un prêt, d’un acompte, d’un trop-perçu, de frais avancés ou d’une somme réglée par erreur.
Il est préférable que le bénéficiaire signe le document après avoir vérifié le montant effectivement reçu. Lorsque le remboursement est effectué par virement, carte ou chèque, la référence de l’opération peut compléter le justificatif.
Informations indispensables à faire figurer
Un écrit utile doit permettre d’identifier sans ambiguïté les personnes concernées et l’opération réglée. Les montants doivent être indiqués en chiffres et, de préférence, en lettres afin d’éviter toute confusion.
Identification des parties
Indiquez les nom, prénom ou dénomination sociale, l’adresse et, si nécessaire, les coordonnées professionnelles de la personne qui rembourse et de celle qui reçoit le remboursement. Une référence de facture, de contrat ou de dossier peut également être ajoutée.
| Champ du document | Utilité | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| Date et lieu | Situent précisément la remise ou le paiement | Omettre la date de signature |
| Identité des parties | Déterminent qui rembourse et qui reçoit | Employer des initiales sans coordonnées |
| Montant remboursé | Définit la somme effectivement restituée | Ne l’indiquer qu’en chiffres |
| Motif ou référence | Rattache le paiement à une dette ou opération | Utiliser une description trop vague |
| Moyen de paiement | Facilite la vérification du règlement | Ne pas noter la référence du virement ou du chèque |
Comment remplir le modèle
Remplissez le document de façon lisible, sans laisser de blanc susceptible d’être complété ultérieurement. Si le remboursement est partiel, précisez expressément le solde restant dû et les modalités prévues pour son règlement.
- Identifiez le rembourseur et le bénéficiaire avec leurs coordonnées complètes.
- Décrivez l’origine de la somme remboursée et sa référence éventuelle.
- Indiquez le montant, la date, le lieu et le moyen de paiement utilisé.
- Faites signer le bénéficiaire et remettez un exemplaire à chaque partie.
Remboursement total ou partiel
Pour un remboursement total, le document peut mentionner que le bénéficiaire reconnaît avoir reçu l’intégralité de la somme due. Pour un remboursement partiel, évitez toute formule laissant entendre que la dette est définitivement éteinte.
Modèle modifiable
Modèle du document
JUSTIFICATIF DE REMBOURSEMENT
Établi à : ____________________
Le : ____ / ____ / ______
Entre les soussignés :
Le rembourseur : ____________________, demeurant / établi(e) à ____________________, téléphone / courriel : ____________________.
Le bénéficiaire : ____________________, demeurant / établi(e) à ____________________, téléphone / courriel : ____________________.
Le rembourseur déclare avoir remboursé au bénéficiaire la somme décrite ci-après, et le bénéficiaire reconnaît l’avoir reçue selon les modalités indiquées.
| Élément | Informations à compléter |
|---|---|
| Montant remboursé | ____________________ € (en lettres : ____________________) |
| Nature du remboursement | ____________________ |
| Référence du contrat, de la facture ou du dossier | ____________________ |
| Période ou échéance concernée | ____________________ |
| Mode de paiement | Espèces / Virement / Chèque / Autre : ____________________ |
| Référence du paiement | ____________________ |
| Solde restant dû après remboursement | ____________________ € |
- Le présent justificatif atteste le remboursement de la somme indiquée ci-dessus.
- Le bénéficiaire reconnaît avoir reçu cette somme à la date figurant sur le présent document.
- Lorsque le remboursement est partiel, le solde indiqué demeure exigible selon les modalités convenues entre les parties.
- Le présent document est établi en deux exemplaires originaux, un pour chaque partie.
Fait à ____________________, le ____ / ____ / ______.
Signature du rembourseur, précédée de la mention « Bon pour remboursement » :
____________________
Signature du bénéficiaire, précédée de la mention « Reçu la somme de … » :
____________________
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Pièces et preuves à conserver
Le justificatif signé est particulièrement utile lorsqu’il est associé à d’autres éléments objectifs : ordre de virement, relevé bancaire, copie du chèque ou reçu de remise d’espèces. Chaque partie devrait conserver un exemplaire daté et signé.
- Le justificatif de remboursement signé.
- La facture, le contrat ou le document à l’origine de la somme.
- La preuve bancaire du virement ou du prélèvement.
- Une copie du chèque ou du reçu de paiement en espèces.
- Les échanges écrits relatifs au remboursement, si nécessaire.
Pour un paiement en espèces, faites signer le justificatif au moment précis de la remise des fonds et mentionnez explicitement le mode de paiement.
Précautions de rédaction
Employez des termes simples et précis : qui paie, qui reçoit, combien, pourquoi et par quel moyen. Évitez les ratures ; si une correction est indispensable, faites-la valider par les initiales des deux parties.
Selon la situation, notamment en présence d’une entreprise, d’un bail, d’un prêt important ou d’un litige, des règles particulières peuvent s’appliquer. Il convient alors de vérifier les obligations comptables, fiscales ou contractuelles concernées.
Questions fréquentes
Un justificatif de remboursement doit-il être signé ?
La signature du bénéficiaire est fortement recommandée, car elle atteste qu’il reconnaît avoir reçu la somme indiquée. La signature du rembourseur renforce également la cohérence du document.
Peut-on établir ce document pour un virement bancaire ?
Oui. Le justificatif complète la preuve bancaire en précisant le motif du paiement et l’accord des parties sur son imputation. Inscrivez la date et la référence du virement lorsqu’elles sont disponibles.
Faut-il établir un original pour chaque partie ?
Il est conseillé d’établir deux exemplaires originaux identiques, signés par les parties. Chacune peut ainsi conserver une preuve complète de l’opération.