食事券受領書の記入例付きすぐに使える書式テンプレート
食事券受領書は、事業者が従業員などに食事券、食事補助券または食事代相当のバウチャーを交付した事実を確認する書類です。本テンプレートでは、交付者と受領者の情報、券の種類・枚数・額面、対象期間、交付日、受領確認および署名欄を整理して記載できます。社内の福利厚生運用、経費管理、給与・税務処理に関する証憑の補助資料として、実態に合わせてご利用ください。
食事券受領書は、会社その他の交付者が食事券や食事補助券を誰に、いつ、どの内容で交付したかを記録するための書類です。受領者の署名を得ることで、交付の事実と内容を確認しやすくなります。福利厚生制度の運用、社内経費の管理、給与・税務に関する資料整理の補助として役立ちます。制度の対象者や支給条件に合わせ、実際の運用に即して記入してください。
食事券受領書とは
食事券受領書は、食事に利用できる券、電子クーポン、食事代補助などを交付した際に、受領者から受領確認を取得するための書面です。現物の券だけでなく、コード形式のクーポンやチャージ型の食事補助を記録する場合にも応用できます。
この書類は、領収書の代わりに外部の支払を証明するものではなく、社内における交付・受領の記録として用いるのが一般的です。発行元、受領者、交付内容、対象期間を具体的に残すことが重要です。
記載すべき主な項目
後から確認できるよう、交付日、交付者の名称、受領者の氏名、所属部署、食事券の種類、枚数、額面、合計額および利用対象期間を記載します。券番号や電子クーポンの識別番号がある場合は、その範囲も記録すると管理しやすくなります。
| 記載項目 | 目的 | よくある記載ミス |
|---|---|---|
| 交付日 | いつ支給したかを明確にする | 対象期間と交付日を混同する |
| 受領者情報 | 受領者を特定する | 氏名のみで所属や社員番号がない |
| 券の種類・額面 | 交付内容と金額を確認する | 枚数だけで額面や合計額がない |
| 対象期間 | 利用または補助の適用範囲を示す | 開始日・終了日の記載漏れ |
| 署名または確認 | 受領意思を記録する | 署名日や確認方法を残していない |
金額の書き方
額面金額、交付枚数、合計金額は、それぞれ別に記載します。会社負担額と従業員負担額が分かれる制度では、両者の内訳も明示し、金額の根拠が分かるようにしてください。
作成前に確認すること
食事補助の対象者、支給頻度、利用可能な店舗や用途、利用期限、返還の要否などは、就業規則、福利厚生規程または社内規程と一致させます。退職、休職、異動などの場合の取扱いも、必要に応じて確認します。
- 交付者の正式名称と担当部署
- 受領者の氏名、所属、識別番号
- 食事券または電子クーポンの種類
- 額面、枚数、合計金額および内訳
- 対象期間、利用期限、交付日
紙の券と電子クーポンの違い
紙の食事券では、券番号の開始番号と終了番号、冊数などを記録すると紛失時の照合に役立ちます。電子クーポンでは、アカウント、付与コード、付与額、付与日時など、個人情報に配慮した範囲で識別できる情報を残します。
編集できるテンプレート
文書テンプレート
食事券受領書
作成日：________年____月____日
交付場所：____________________
私は、下記のとおり食事券等を受領したことを確認します。
交付者
名称：____________________
所在地：____________________
担当部署・担当者：____________________
受領者
氏名：____________________
所属部署：____________________
社員番号等：____________________
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 食事券等の種類 | ____________________ |
| 券番号・識別番号 | ____________________ |
| 額面金額（1枚・1回あたり） | 金____________________円 |
| 交付枚数・付与回数 | ____________________枚・回 |
| 合計金額 | 金____________________円 |
| 対象期間 | ________年____月____日から________年____月____日まで |
| 利用期限 | ________年____月____日 |
| 備考 | ____________________ |
確認事項
- 受領者は、上記の食事券等を確かに受領しました。
- 受領者は、食事券等を会社の定める規程および利用条件に従って使用します。
- 紛失、盗難、破損または利用不能が生じた場合の取扱いは、会社の規程に従います。
- 退職、休職その他の事由による返却または精算が必要な場合は、会社の指示に従います。
上記内容を確認し、受領します。
受領者署名：____________________
署名日：________年____月____日
交付担当者署名：____________________
確認日：________年____月____日
この場で文面を編集できます。変更はブラウザーに保存され、印刷や Word・PDF への書き出しができます。
受領書を作成する手順
交付の前後に必要事項を整理し、受領者が内容を確認できる状態で署名または電子的な承認を得ます。控えの保管場所と保管担当者も定めておくと、照会への対応が円滑になります。
- 社内規程に基づき、対象者と支給内容を確認します。
- 交付日、券の種類、枚数、額面、対象期間を記入します。
- 受領者に内容を確認してもらい、署名または確認記録を取得します。
- 交付者と受領者の控えを定めた方法で保管します。
券の番号や電子付与の識別情報を記録する場合は、必要最小限の範囲にとどめ、社内の個人情報管理ルールに従って保管しましょう。
保管と社内管理のポイント
受領書は、給与、福利厚生、経費精算その他の関連書類と照合できるように整理します。紙で保管する場合は改ざんや紛失を防ぐ管理を行い、電子保存する場合はアクセス権限や保存先を明確にします。
食事補助の税務上の取扱いは、支給方法、従業員負担の有無、金額および利用実態により異なることがあります。受領書の作成だけで判断せず、必要に応じて税務担当者や専門家に確認してください。
よくある質問
受領者の押印は必須ですか？
押印の必要性は、法令上の一律の要件ではなく、社内規程や運用方法によって異なります。本人の署名、電子承認、社内システム上の受領記録など、本人確認と受領確認ができる方法を採用してください。
電子メールでの受領確認でも使えますか？
運用上認められる場合は、電子メール、ワークフローまたは専用システムの承認記録を利用できます。ただし、受領者、交付内容、確認日時を追跡できる状態で保存することが大切です。
未使用の食事券を返却してもらう場合はどうしますか？
返却日、返却者、返却枚数、額面、券番号および返却理由を別途記録することをおすすめします。交付時の受領書と関連付けると、在庫と交付履歴を確認しやすくなります。