Modelo listo de recibo de reembolso de gastos
Este modelo de recibo de reembolso de gastos permite dejar constancia de la devolución de importes asumidos previamente por una persona en nombre de otra, una empresa o una entidad. Incluye la identificación de las partes, el detalle de los gastos, los justificantes aportados, el importe reembolsado y las firmas de conformidad.
Un recibo de reembolso de gastos acredita que una persona, empresa o entidad ha devuelto una cantidad previamente abonada por otra persona. Es un documento útil para ordenar la contabilidad, justificar desplazamientos, compras, dietas u otros desembolsos vinculados a una actividad. Debe reflejar con precisión el concepto, los importes y los justificantes que respaldan cada gasto. Una redacción clara ayuda a evitar discrepancias posteriores sobre la cantidad entregada y el motivo del pago.
Qué es un recibo de reembolso de gastos
El recibo de reembolso de gastos es una constancia escrita de que el receptor ha percibido una suma destinada a compensar gastos realizados por cuenta de un tercero. Puede utilizarse en relaciones laborales, entre socios, en asociaciones, durante encargos profesionales o en gestiones personales debidamente autorizadas.
No equivale necesariamente a una factura ni sustituye los comprobantes originales de los gastos. Su función principal es relacionar el pago de reembolso con los gastos acreditados y dejar constancia de la recepción del dinero.
Diferencia entre reembolso y remuneración
Un reembolso pretende devolver un gasto real, identificable y justificado que alguien ha asumido. En cambio, una remuneración retribuye un trabajo, servicio o actividad, por lo que puede tener un tratamiento fiscal, laboral o contable diferente.
Datos que debe incluir el recibo
Para que el documento sea útil, conviene identificar plenamente a quien reembolsa y a quien recibe el pago. También deben constar la fecha, el lugar, el importe total, el medio de pago y una referencia suficiente a los gastos compensados.
| Campo | Para qué sirve | Error frecuente |
|---|---|---|
| Datos de las partes | Identificar a quien paga y a quien recibe | Omitir documento identificativo o domicilio |
| Periodo del gasto | Vincular los desembolsos a fechas concretas | Indicar un periodo demasiado impreciso |
| Concepto detallado | Explicar el origen de cada gasto | Usar descripciones genéricas como “varios” |
| Importe reembolsado | Determinar la cantidad recibida | No expresar la cifra en números y letras |
| Justificantes | Relacionar facturas, tickets o comprobantes | No adjuntar o numerar los soportes |
Justificantes recomendables
Es aconsejable adjuntar copias de facturas, recibos, tickets, comprobantes de transporte, extractos bancarios u otros documentos que acrediten cada desembolso. Si los originales deben conservarse en otro expediente, el recibo puede indicar dónde se archivan.
Modelo editable
Modelo del documento
RECIBO DE REEMBOLSO DE GASTOS
Lugar: ____________________
Fecha: ____ / ____ / ________
Número de recibo: ____________________
REEMBOLSANTE: D./D.ª / Entidad ____________________, con NIF/NIE/CIF ____________________, domicilio en ____________________.
RECEPTOR DEL REEMBOLSO: D./D.ª ____________________, con NIF/NIE ____________________, domicilio en ____________________.
Por medio del presente documento, el/la receptor/a declara haber recibido de la parte reembolsante la cantidad correspondiente a los gastos realizados por cuenta de esta, según el siguiente detalle:
| Fecha | Concepto del gasto | Justificante n.º | Importe |
|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| TOTAL REEMBOLSADO | ____________________ | ||
Importe total en letras: ____________________
Periodo al que corresponden los gastos: desde ____________________ hasta ____________________.
Medio de pago: ☐ Efectivo ☐ Transferencia ☐ Cheque ☐ Otro: ____________________
Referencia del pago: ____________________
- El/la receptor/a manifiesta que los gastos detallados fueron realizados por cuenta de la parte reembolsante y que se acompañan los justificantes correspondientes, salvo indicación expresa en contrario.
- La cantidad indicada se entrega exclusivamente como reembolso de gastos y no constituye remuneración, salario, honorario ni compensación distinta de la aquí descrita.
- El/la receptor/a declara haber comprobado el importe recibido y otorga el presente recibo como constancia de pago.
- Las partes conservarán una copia de este documento junto con la documentación justificativa que corresponda.
Y para que conste, firman el presente recibo en el lugar y fecha indicados.
Firma de la parte reembolsante
____________________
Nombre: ____________________
NIF/NIE/CIF: ____________________
Firma del receptor del reembolso
____________________
Nombre: ____________________
NIF/NIE: ____________________
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Cómo detallar correctamente los gastos
La descripción debe permitir comprobar qué se pagó, cuándo se realizó el gasto y por qué motivo procede el reembolso. Cuando existan varios conceptos, es preferible enumerarlos en una tabla y asignarles un justificante o referencia individual.
- Indique la fecha de cada gasto o, al menos, el periodo al que corresponde.
- Describa el concepto de forma concreta: transporte, alojamiento, material o tasa.
- Señale el número de factura, ticket o comprobante asociado.
- Incluya el importe individual y el total reembolsado.
- Especifique si el pago se efectuó en efectivo, transferencia, cheque u otro medio.
Conserve el recibo firmado junto con los justificantes de gasto y el comprobante del pago realizado, preferiblemente en un mismo expediente.
Proceso para emitir y firmar el recibo
La emisión del recibo debe realizarse después de revisar que los importes coinciden con los documentos justificativos. La firma de quien recibe el dinero constituye la confirmación de la percepción del importe indicado, salvo que se pacte expresamente otra fórmula de acreditación.
- Reúna y revise los justificantes de los gastos realizados.
- Calcule el total y complete los datos de las partes.
- Indique el medio y la fecha en que se efectúa el reembolso.
- Firme el documento y entregue o archive una copia para cada parte.
Recomendaciones de conservación y control
Guarde el recibo durante el plazo que resulte aplicable según la naturaleza de la operación y las normas fiscales, mercantiles, laborales o internas correspondientes. Las empresas y entidades deberían aplicar un sistema de numeración, archivo y aprobación previa de gastos para facilitar revisiones posteriores.
Cuando el reembolso se realice mediante transferencia, incluya en el concepto bancario una referencia al recibo o al periodo liquidado. Esta práctica facilita la trazabilidad del pago y reduce el riesgo de confusión con otros abonos.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio firmar un recibo de reembolso?
La firma es muy recomendable porque acredita que la persona receptora ha recibido la cantidad indicada. Si el pago se realiza por transferencia, el comprobante bancario puede servir como evidencia adicional, aunque conviene conservar también el recibo.
¿Se pueden reembolsar gastos sin factura?
Depende del tipo de gasto y de la normativa aplicable. En general, debe conservarse el justificante disponible, como un ticket o comprobante de pago, y valorar los requisitos fiscales o contables concretos antes de aceptar gastos sin documentación suficiente.
¿Quién debe conservar el documento?
Ambas partes deberían guardar una copia firmada. Quien reembolsa debe conservarla junto con los justificantes y registros contables; quien recibe el pago debe archivarla como prueba de la devolución percibida.