Hizmet Sunumu Teklif Formu Hazır Modeli
Hizmet sunumu teklif örneği; müşteri bilgileri, hizmet kapsamı, teslim süresi, fiyatlandırma, ödeme planı ve teklif geçerliliği gibi temel unsurları düzenli biçimde sunmanıza yardımcı olur. Bu hazır model, serbest çalışanlar ve işletmeler için anlaşılır, profesyonel ve uyarlanabilir bir teklif metni oluşturmayı kolaylaştırır.
Hizmet sunumu teklifi, bir işletmenin veya bağımsız uzmanın müşteriye sağlayacağı hizmetleri, bedeli ve çalışma koşullarını yazılı olarak açıklayan ticari bir belgedir. Açık hazırlanmış bir teklif, tarafların beklentilerini aynı zeminde buluşturur ve sonradan çıkabilecek uyuşmazlıkları azaltır. Teklifte hizmetin sınırları, teslim takvimi, ödeme koşulları ve geçerlilik süresi belirgin olmalıdır. Kabul edilen teklifin sözleşme niteliği kazanıp kazanmayacağı, uygulanacak hukuka ve metindeki hükümlere göre değerlendirilmelidir.
Hizmet sunumu teklifi nedir?
Hizmet sunumu teklifi; danışmanlık, tasarım, bakım, eğitim, yazılım, organizasyon veya benzeri bir iş için sunulan ticari öneridir. Müşterinin hangi hizmeti, hangi koşullarla ve hangi bedel karşılığında alacağını anlaşılır şekilde ortaya koyar.
Belge, yalnızca fiyat listesi olmamalıdır. İşin kapsamını, kapsam dışı işleri, sorumlulukları ve değişiklik talebi halinde izlenecek yöntemi de içermelidir.
Teklif ile sözleşme arasındaki ilişki
Teklif, kural olarak karşı tarafa yöneltilen bir öneridir. Müşterinin yazılı kabulü, imzası veya açıkça belirtilen başka bir kabul yöntemi, teklifin bağlayıcılığı konusunda önem taşıyabilir. Bu nedenle kabul şekli ve teklifin geçerlilik süresi metinde açıkça yazılmalıdır.
Teklifte bulunması gereken temel bilgiler
Tarafların unvanı veya adı, iletişim bilgileri, vergi veya kimlik bilgileri ile teklif numarası yer almalıdır. Hizmetin konusu, kapsamı ve teslim edilecek çıktılar mümkün olduğunca somut ifadelerle tanımlanmalıdır.
| Belge alanı | Amacı | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Teklif numarası | Belgenin takibini sağlar | Numara veya düzenleme tarihi yazmamak |
| Hizmet kapsamı | Yapılacak işi tanımlar | Genel ve ölçülemeyen ifadeler kullanmak |
| Toplam bedel | Ücret yükümlülüğünü gösterir | KDV ve diğer vergileri belirsiz bırakmak |
| Ödeme planı | Vade ve ödeme biçimini düzenler | Peşinat veya gecikme şartını belirtmemek |
| Geçerlilik süresi | Teklifin ne zamana kadar açık olduğunu gösterir | Süre belirtmeden fiyatı açık uçlu bırakmak |
Hizmet kapsamı nasıl yazılmalıdır?
Hizmet kapsamı, işin başlangıç ve bitiş sınırlarını belirleyecek şekilde hazırlanmalıdır. Teslim edilecek rapor, tasarım, eğitim saati, bakım ziyareti veya yazılım modülü gibi çıktıları adet, süre ya da teknik özellik üzerinden belirtmek yararlıdır.
Kapsam dışı işler
Kapsam dışı işler ayrıca yazılmalıdır. Böylece müşteri taleplerindeki ek çalışmaların yeni bir teklif, ek protokol veya yazılı onay gerektireceği baştan anlaşılır.
- Sunulacak hizmetlerin ayrıntılı açıklaması
- Teslim edilecek çıktıların türü ve adedi
- İşin başlangıç ve planlanan tamamlanma tarihi
- Müşterinin sağlayacağı bilgi, belge ve erişimler
- Kapsam dışı talepler için uygulanacak ücretlendirme yöntemi
Düzenlenebilir şablon
Belge şablonu
HİZMET SUNUMU TEKLİFİ
Teklif No: ____________________
Düzenleme Yeri: ____________________ Düzenleme Tarihi: ____ / ____ / ______
TEKLİF VEREN
Adı/Unvanı: ____________________
Adres: ____________________
Vergi Dairesi / Vergi No: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
MÜŞTERİ
Adı/Unvanı: ____________________
Adres: ____________________
Vergi Dairesi / Vergi No: ____________________
Yetkili Kişi: ____________________
Telefon / E-posta: ____________________
HİZMET KONUSU
İşbu teklif, aşağıda belirtilen hizmetlerin Teklif Veren tarafından Müşteriye sunulmasına ilişkindir.
| Hizmet / Kalem | Açıklama ve Kapsam | Miktar | Birim Fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| Ara Toplam | ____________________ | |||
| KDV | ____________________ | |||
| GENEL TOPLAM | ____________________ | |||
| Para Birimi | ____________________ | |||
| Hizmet Başlangıç Tarihi | ____________________ | |||
| Planlanan Teslim Süresi | ____________________ | |||
Ödeme Şekli ve Planı: ____________________
Teklif Geçerlilik Süresi: İşbu teklif, ____ / ____ / ______ tarihine kadar geçerlidir.
Özel Açıklamalar: ____________________
- Teklif kapsamındaki hizmetler, yukarıda belirtilen açıklama, miktar ve koşullara göre sunulacaktır.
- Müşterinin talep edeceği kapsam dışı işler, tarafların yazılı mutabakatı üzerine ayrıca ücretlendirilir.
- Hizmetin yürütülmesi için gerekli bilgi, belge, onay ve erişimlerin Müşteri tarafından zamanında sağlanması esastır.
- Ödeme, belirtilen ödeme planına uygun olarak gerçekleştirilecektir.
- Müşterinin bu teklifi yazılı olarak kabul etmesiyle taraflar belirtilen koşullar üzerinde mutabık kalmış olur.
Kabul Beyanı: Müşteri, işbu hizmet sunumu teklifindeki koşulları okuduğunu ve kabul ettiğini beyan eder.
TEKLİF VEREN
Adı/Unvanı: ____________________
Yetkili İmza: ____________________
Tarih: ____ / ____ / ______
MÜŞTERİ
Adı/Unvanı: ____________________
Yetkili İmza: ____________________
Tarih: ____ / ____ / ______
Metni doğrudan burada düzenleyin. Değişiklikler tarayıcınızda saklanır; yazdırabilir ya da Word ve PDF olarak dışa aktarabilirsiniz.
Fiyat, vergi ve ödeme koşulları
Teklif bedeli sabit fiyat, saatlik ücret, günlük ücret veya birim fiyat üzerinden belirlenebilir. Para birimi, KDV dahil veya hariç tutar, masrafların dahil olup olmadığı ve varsa indirimler ayrı ayrı gösterilmelidir.
Ödeme planında peşinat, ara ödeme ve bakiye ödeme tarihleri belirtilmelidir. Banka havalesi, kredi kartı veya diğer yöntemler ile geç ödeme halinde uygulanacak koşullar da tarafların mutabakatına göre yazılabilir.
Pratik öneri: Hizmet tanımını ve fiyatı tek cümlede bırakmayın; teslimatları, revizyon sayısını ve ek işlerin onay sürecini yazılı hale getirin.
Teklif hazırlama adımları
Tutarlı bir teklif için müşteri ihtiyacını doğrulamak, kapsamı yazılı hale getirmek ve maliyetleri kontrol etmek gerekir. Aşağıdaki sıra, teklifin daha kolay değerlendirilmesini sağlar.
- Müşterinin ihtiyacını, hedefini ve teslim beklentisini belirleyin.
- Hizmet kapsamını, çıktıları ve kapsam dışı işleri listeleyin.
- Ücret, vergi, masraf ve ödeme planını hesaplayın.
- Geçerlilik süresi ile kabul yöntemini ekleyip teklifi gönderin.
Teklifin kabulü ve kayıt düzeni
Kabulün yazılı olarak alınması, ticari ilişkinin ispatı bakımından yararlıdır. İmzalı teklif, e-posta ile açık kabul veya güvenli elektronik imza gibi yöntemlerin hukuki sonucu somut olaya ve ilgili mevzuata göre değişebilir.
Gönderilen tekliflerin numaralandırılması, revizyonların tarih ve sürüm bilgisiyle saklanması düzenli bir kayıt sistemi oluşturur. Müşteri kabulünden sonra fatura, sipariş formu veya ayrı bir hizmet sözleşmesi düzenlenmesi gerekebilir.
Sıkça sorulan sorular
Hizmet teklifinde KDV mutlaka belirtilmeli midir?
Fiyatın KDV dahil mi yoksa hariç mi olduğu açıkça gösterilmelidir. Vergi uygulaması, hizmetin niteliğine ve tarafların vergi durumuna göre değişebileceğinden gerekli kontroller yapılmalıdır.
Teklifin geçerlilik süresi ne kadar olmalıdır?
Süre, fiyat değişkenliği ve işin niteliğine göre belirlenir. Kısa süreli fiyat hareketlerinin olduğu işlerde daha kısa, kapsamı uzun değerlendirme gerektiren projelerde ise makul ölçüde daha uzun bir süre tercih edilebilir.
Müşteri ek hizmet isterse ne yapılmalıdır?
Ek talebin kapsamı, bedeli ve takvime etkisi yazılı olarak değerlendirilmelidir. Taraflar mutabık kalmadan ek işe başlanmaması, beklentilerin yönetilmesine yardımcı olur.