保証金受領書の記入例付き・すぐに使えるモデル書式
保証金受領書は、賃貸借契約、業務委託、物品の貸与などに伴って保証金を受け取った事実を証明する書面です。このモデルでは、当事者の情報、受領金額、支払方法、保証の対象、返還期限・条件を漏れなく記載できます。後日の返還請求や精算時の認識違いを防ぐため、交付日と署名を含め、双方が控えを保管することが大切です。
保証金受領書は、一定の契約関係において保証金を受け取った事実と、その条件を記録するための書面です。賃貸借、設備・物品の貸与、取引上の担保など、保証金が発生する場面で利用できます。金額だけでなく、保証金の目的、対象となる契約、返還の条件を具体的に記すことが重要です。受領者と支払者が同じ内容の控えを保管すれば、将来の精算や返還時のトラブル防止に役立ちます。
保証金受領書とは
保証金受領書とは、受領者が支払者から保証金を受け取ったことを証明する文書です。保証金は、未払金、原状回復費用、契約違反による損害などに備えて預託されることがあり、契約の終了時には定められた条件に従って精算・返還されます。
一般に、領収書としての性質に加え、保証金の使途や返還条件を確認する証拠としての役割も持ちます。契約書に保証金条項がある場合は、受領書の内容を契約書と一致させることが望まれます。
記載すべき基本事項
書面には、受領日、受領者と支払者の氏名または名称、住所、連絡先、受領金額を明記します。法人が受領者となる場合は、法人名、所在地および担当者または代表者の情報を確認しましょう。
金額と支払方法の明確化
金額は数字と漢数字または日本語表記を併記し、訂正や追記が疑われないように記載します。現金、銀行振込、電子決済などの支払方法と、振込の場合は取引日や識別情報も控えておくと確認しやすくなります。
| 記載項目 | 目的 | よくある誤り |
|---|---|---|
| 受領日 | 保証金を預かった時点を特定する | 契約日と混同して空欄にする |
| 保証金額 | 預託額を明確にする | 税や通貨単位を曖昧にする |
| 対象契約 | どの契約に関する保証金か特定する | 物件名・契約番号を記載しない |
| 返還条件 | 精算・返還の基準を共有する | 返還時期や控除項目を記さない |
| 当事者情報 | 支払者と受領者を識別する | 法人名や住所の表記が不完全 |
保証金の目的と対象契約
受領書には、保証金が何を担保するためのものかを記載します。例えば、賃料・使用料の未払い、原状回復費用、貸与物の返却遅延、契約上の損害賠償などが考えられます。
契約との対応関係
対象となる契約の締結日、契約名称、物件所在地、契約番号または貸与物の名称を記載すると、複数の取引がある場合でも保証金の帰属を明確にできます。受領書だけで条件を完結させず、元となる契約書の条項を参照する形式も有効です。
編集できるテンプレート
文書テンプレート
保証金受領書
受領日：________年____月____日
受領場所：____________________
私は、下記の支払者より、下記契約に関する保証金を受領しました。
受領者
氏名・法人名：____________________
住所・所在地：____________________
連絡先：____________________
支払者
氏名・法人名：____________________
住所・所在地：____________________
連絡先：____________________
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 受領金額 | 金 ____________________ 円 |
| 金額表記 | 金 ____________________ 円也 |
| 支払方法 | 現金・銀行振込・その他（____________________） |
| 対象契約名 | ____________________ |
| 契約締結日 | ________年____月____日 |
| 対象物件・対象物 | ____________________ |
| 保証金の目的 | ____________________ |
| 返還予定時期・条件 | ____________________ |
条件
- 本保証金は、上記対象契約に基づく債務その他の負担を担保するために受領するものとします。
- 受領者は、対象契約の終了後、未払金、損害金、原状回復費用その他契約上控除できる費用を精算します。
- 精算後の残額は、対象契約および法令に従い、支払者へ返還します。
- 本受領書に定めのない事項は、対象契約および当事者間の合意に従うものとします。
備考：____________________________________________________________
受領者署名（または記名押印）：____________________
支払者確認署名：____________________
この場で文面を編集できます。変更はブラウザーに保存され、印刷や Word・PDF への書き出しができます。
返還条件と精算方法
保証金は原則として、契約終了後に未払債務や契約上認められた費用を精算したうえで返還されます。返還予定日、精算の対象、返還先口座の確認方法などを、契約内容に沿って記載しましょう。
- 保証金が対象とする契約または取引を特定すること
- 返還予定の時期または返還手続を示すこと
- 控除できる費用の根拠を契約書で確認すること
- 返還時の振込先または受渡方法を確認すること
- 精算明細を交付するかどうかを事前に決めること
実務上は、保証金を受け取った当日に受領書を発行し、対象契約の写しとともに双方で保管することをおすすめします。
作成から交付までの手順
保証金の授受前後で情報を照合し、受領書の内容が契約書と矛盾していないか確認します。特に金額、対象契約、返還条件は、口頭の説明だけに頼らず書面に残すことが大切です。
- 対象契約と保証金に関する条項を確認します。
- 当事者情報、受領日、金額、支払方法を記入します。
- 保証の対象、返還条件、精算方法を具体的に記載します。
- 受領者が署名または記名押印し、支払者へ控えを交付します。
よくある質問
保証金受領書と通常の領収書は同じですか？
いずれも金銭を受け取った事実を示しますが、保証金受領書では、預かった金銭がどの契約のための保証金であり、どのような条件で返還・精算されるかを明確にする点が重要です。
保証金は必ず全額返還されますか？
返還の可否や金額は、契約内容、未払債務の有無、損害や原状回復に関する取り決めなどによって異なります。控除を行う場合は、その根拠と金額を説明できるよう記録を残すことが望ましいです。
収入印紙は必要ですか？
受領書が印紙税の課税文書に該当するかは、取引の内容、記載金額、作成形態などにより判断されます。具体的な取扱いは、国税庁の案内や税理士等の専門家に確認してください。