Vzor potvrdenia o prepravnom pripravený na vyplnenie
Vzor potvrdenia o prepravnom pomáha dopravcovi, odosielateľovi aj príjemcovi písomne zaznamenať prijatie platby za prepravu. Obsahuje údaje zmluvných strán, opis prepravy, výšku odmeny, spôsob úhrady a podpisy, ktoré podporujú preukázateľnosť transakcie.
Potvrdenie o prepravnom je doklad, ktorým sa zaznamenáva prijatie alebo úhrada odmeny za prepravu tovaru, zásielky alebo osôb. Môže slúžiť dopravcovi, objednávateľovi aj príjemcovi služby ako praktický dôkaz o platbe. Správne vyplnený doklad uľahčuje evidenciu nákladov a riešenie prípadných nezrovnalostí. Tento vzor je určený na prispôsobenie konkrétnej prepravnej situácii.
Účel potvrdenia o prepravnom
Doklad potvrdzuje, že dopravca prijal dohodnutú sumu za vykonanú alebo objednanú prepravu. Je užitočný najmä pri hotovostnej úhrade, pri zálohách alebo tam, kde strany potrebujú jednoduché písomné potvrdenie platby.
Potvrdenie o prepravnom samo osebe nemusí nahrádzať faktúru, daňový doklad, zmluvu o preprave ani nákladný list. Rozsah povinností závisí od postavenia strán, druhu dopravy a príslušných právnych a daňových predpisov.
Údaje, ktoré má doklad obsahovať
V dokumente treba jednoznačne označiť osobu, ktorá platbu prijala, a osobu, ktorá ju uhradila. Rovnako dôležitý je presný opis služby, aby bolo možné platbu spojiť s konkrétnou cestou, zásielkou alebo objednávkou.
| Položka | Účel | Častá chyba |
|---|---|---|
| Údaje dopravcu | Určujú príjemcu platby | Chýba adresa alebo identifikačný údaj |
| Údaje platiteľa | Identifikujú objednávateľa alebo odosielateľa | Uvedené je iba neúplné obchodné meno |
| Trasa a zásielka | Spájajú platbu s prepravou | Neurčitý opis bez miesta nakládky a vykládky |
| Suma a mena | Vyjadrujú rozsah úhrady | Rozdiel medzi sumou číslom a slovom |
| Spôsob platby | Dokladá hotovosť alebo prevod | Nie je uvedený dátum prijatia platby |
Identifikácia účastníkov
Pri podnikateľoch je vhodné uviesť obchodné meno, sídlo a podľa potreby identifikačné číslo organizácie, daňové identifikačné číslo alebo IČ DPH. Pri fyzických osobách zvyčajne postačuje meno, priezvisko a kontaktná alebo doručovacia adresa v rozsahu primeranom účelu dokladu.
Opis prepravnej služby
Uveďte miesto nakládky a vykládky, dátum prepravy, druh tovaru alebo zásielky, prípadne číslo objednávky či nákladného listu. Ak ide o čiastočnú úhradu, zálohu alebo doplatok, musí to byť v doklade výslovne uvedené.
Upraviteľný vzor
Vzor dokumentu
POTVRDENIE O PREPRAVNOM
Číslo potvrdenia: ____________________
Miesto: ____________________ Dátum: ____________________
Dopravca / príjemca platby:
Meno alebo obchodné meno: ____________________
Adresa alebo sídlo: ____________________
IČO / DIČ / IČ DPH (ak sa uplatňuje): ____________________
Platiteľ / objednávateľ prepravy:
Meno alebo obchodné meno: ____________________
Adresa alebo sídlo: ____________________
IČO / DIČ / IČ DPH (ak sa uplatňuje): ____________________
Potvrdzujem, že som prijal(a) platbu za nižšie uvedenú prepravnú službu.
| Položka | Údaj |
|---|---|
| Dátum vykonania prepravy | ____________________ |
| Miesto nakládky | ____________________ |
| Miesto vykládky | ____________________ |
| Opis tovaru, zásielky alebo služby | ____________________ |
| Číslo objednávky / nákladného listu | ____________________ |
| Výška prepravného | ____________________ EUR |
| Suma slovom | ____________________ |
| Spôsob úhrady | hotovosť / bankový prevod / iné: ____________________ |
| Dátum prijatia platby | ____________________ |
Podmienky potvrdenia:
- Dopravca potvrdzuje prijatie vyššie uvedenej sumy za uvedenú prepravnú službu.
- Platba sa považuje za: úplnú úhradu / zálohu / doplatok (nehodiace sa prečiarknite).
- Prípadné ďalšie náklady alebo dojednania: ____________________
- Toto potvrdenie bolo vyhotovené v ______ rovnopisoch, pričom každá strana dostala ______ vyhotovenie.
Poznámka: ____________________________________________________________________
____________________________
Podpis dopravcu / príjemcu platby
____________________________
Podpis platiteľa / objednávateľa
Text upravte priamo tu. Zmeny sa ukladajú vo vašom prehliadači a môžete ich vytlačiť alebo exportovať do Wordu a PDF.
Kontrola pred podpisom
Pred odovzdaním dokladu porovnajte uvedenú sumu s dohodou, objednávkou a dokladom o vykonanej preprave. Každá strana by mala dostať vlastné vyhotovenie alebo kópiu, aby si mohla platbu riadne zaevidovať.
- Skontrolujte úplné údaje dopravcu a platiteľa.
- Uveďte číslo dokladu pre jednoduchšie vyhľadanie.
- Zapíšte sumu číslicami aj slovom.
- Označte spôsob platby a dátum jej prijatia.
- Pripojte podpis osoby, ktorá platbu prijala.
Pri hotovostnej platbe odovzdajte potvrdenie bezprostredne po prevzatí peňazí a ponechajte si čitateľnú kópiu s rovnakým číslom dokladu.
Postup vyplnenia vzoru
Formulár vypĺňajte čitateľne a bez nejasných skratiek. Ak sa údaj opravuje, je vhodné vykonať opravu transparentne a potvrdiť ju podpisom alebo parafou zúčastnenej osoby.
- Vyplňte miesto, dátum a číslo potvrdenia.
- Uveďte identifikačné údaje dopravcu a platiteľa.
- Popíšte prepravu, trasu a súvisiaci doklad.
- Doplňte sumu, spôsob úhrady a zabezpečte podpisy.
Úhrada, účtovanie a archivácia
Ak je platiteľom alebo dopravcom podnikateľ, potvrdenie môže byť podkladom pre internú evidenciu, účtovníctvo alebo kontrolu platieb. Samotný obsah dokladu však treba zosúladiť s pravidlami pre účtovné a daňové doklady, ktoré sa na daný prípad vzťahujú.
Doklady uchovávajte spolu s objednávkou, faktúrou, bankovým výpisom, prepravným listom alebo iným súvisiacim záznamom. Takéto prepojenie zvyšuje prehľadnosť a uľahčuje preukazovanie účelu výdavku.
Často kladené otázky
Nahrádza potvrdenie o prepravnom faktúru?
Nie vždy. Potvrdenie najmä dokladá prijatie platby, zatiaľ čo faktúra môže mať osobitné náležitosti podľa účtovných a daňových pravidiel.
Musí byť potvrdenie podpísané oboma stranami?
Podpis príjemcu platby je zásadný. Podpis platiteľa je vhodný, najmä ak chce potvrdiť súhlas s uvedenými údajmi alebo prevzatie kópie dokladu.
Je možné použiť doklad pri bankovom prevode?
Áno, ak má slúžiť ako doplnkové potvrdenie o prijatí platby. V takom prípade uveďte dátum prevodu a identifikátor platby, pričom bankový výpis zostáva dôležitým podkladom.