Klaar model voor een kwitantie van vakantiegeld
Een kwitantie van vakantiegeld bevestigt dat een werknemer een bedrag aan vakantiegeld van de werkgever heeft ontvangen. Dit invulbare model bevat gegevens van beide partijen, de relevante periode, het brutobedrag, inhoudingen, de betaalwijze en ruimte voor ondertekening als ontvangstbewijs.
Een kwitantie van vakantiegeld is een schriftelijk bewijs dat een werknemer een bedrag aan vakantiegeld heeft ontvangen. Het document maakt duidelijk wie heeft betaald, welk bedrag is voldaan, op welke periode de betaling betrekking heeft en via welke betaalwijze deze is verricht. Een zorgvuldig ingevulde kwitantie kan nuttig zijn voor de loonadministratie en bij vragen over een betaling. Zij vormt echter geen vervanging voor een loonstrook wanneer die wettelijk of contractueel vereist is.
Wat is een kwitantie van vakantiegeld?
Een kwitantie is een ontvangstbewijs: de ontvanger verklaart daarin een bepaald bedrag te hebben ontvangen. Bij vakantiegeld gaat het doorgaans om een betaling door een werkgever aan een werknemer, vaak naast het reguliere loon.
Het document kan worden gebruikt als aanvullende administratieve bevestiging, bijvoorbeeld bij een contante betaling of wanneer partijen de ontvangst expliciet willen vastleggen. Vermeld steeds duidelijk of het bedrag bruto of netto is.
Wanneer gebruikt u dit model?
Gebruik dit model nadat het vakantiegeld daadwerkelijk is betaald of ter ondertekening op het moment van betaling. Bewaar een ondertekend exemplaar bij de loonadministratie en geef de werknemer een kopie.
Betaling per bank
Bij een bankoverschrijving is het raadzaam om het betalingskenmerk, de betaaldatum en eventueel het rekeningnummer waarop is betaald op te nemen. De bankafschrijving blijft daarnaast belangrijk bewijs van de betaling.
Contante betaling
Bij contante betaling is een ondertekende kwitantie extra belangrijk. Noteer het exacte ontvangen nettobedrag en laat de werknemer met datum tekenen voor ontvangst.
Gegevens die niet mogen ontbreken
Een bruikbare kwitantie identificeert beide partijen en koppelt de betaling aan een concrete periode. Ook moet ondubbelzinnig blijken welk bedrag is ontvangen en onder welke voorwaarden.
| Onderdeel | Waarvoor dient het? | Veelgemaakte fout |
|---|---|---|
| Gegevens werkgever | Identificeert de betalende organisatie of persoon | Handelsnaam zonder adres of registratienummer |
| Gegevens werknemer | Legt vast wie het bedrag ontvangt | Alleen een voornaam vermelden |
| Betalingsperiode | Koppelt het vakantiegeld aan een periode | Geen begin- en einddatum opnemen |
| Bedrag en inhoudingen | Maakt bruto-, netto- en inhoudingsbedragen controleerbaar | Bruto en netto door elkaar halen |
| Betaalwijze | Ondersteunt het bewijs van daadwerkelijke betaling | Geen datum of betalingskenmerk noemen |
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
KWITANTIE VAN VAKANTIEGELD
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Werkgever
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
KvK-nummer (indien van toepassing): ____________________
Werknemer
Naam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en woonplaats: ____________________
Personeelsnummer (indien van toepassing): ____________________
Ondergetekende werknemer verklaart van de hierboven genoemde werkgever vakantiegeld te hebben ontvangen overeenkomstig onderstaande gegevens.
| Onderdeel | In te vullen gegevens |
|---|---|
| Periode waarop het vakantiegeld betrekking heeft | Van ____________________ tot ____________________ |
| Brutobedrag vakantiegeld | € ____________________ |
| Ingehouden loonheffing en overige inhoudingen | € ____________________ |
| Nettobedrag ontvangen vakantiegeld | € ____________________ |
| Betaalwijze | ☐ Bankoverschrijving ☐ Contant ☐ Anders: ____________________ |
| Betaaldatum / betalingskenmerk | ____________________ |
- De werknemer bevestigt met ondertekening dat het hierboven vermelde nettobedrag is ontvangen.
- Deze kwitantie betreft uitsluitend de hierin genoemde betaling van vakantiegeld.
- De werkgever en werknemer ontvangen ieder een exemplaar van deze kwitantie.
- Eventuele loonstroken, bankafschriften en andere administratieve documenten blijven afzonderlijk van toepassing.
Aanvullende opmerkingen: ____________________________________________________________________
Handtekening werkgever / bevoegde vertegenwoordiger:
____________________
Naam: ____________________
Handtekening werknemer voor ontvangst:
____________________
Naam: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Controle vóór ondertekening
Controleer of de bedragen overeenkomen met de loonstrook, arbeidsovereenkomst, cao en de geldende wettelijke regels. Bij twijfel over de berekening is het verstandig eerst de salarisadministratie of een deskundige te raadplegen.
- Controleer de volledige namen en adressen van werkgever en werknemer.
- Vermeld de periode waarop het vakantiegeld betrekking heeft.
- Maak onderscheid tussen brutobedrag, inhoudingen en nettobedrag.
- Noteer de betaalwijze, betaaldatum en een eventueel betalingskenmerk.
- Zorg dat de ontvanger na ontvangst eigenhandig tekent.
Onderteken een kwitantie pas nadat het genoemde bedrag daadwerkelijk is ontvangen en bewaar altijd een gedateerde kopie.
Zo vult u de kwitantie in
Vul de gegevens leesbaar en volledig in. Pas geen bedragen of data achteraf aan zonder dat beide partijen de wijziging bevestigen.
- Vul de plaats en datum van opmaak in.
- Noteer de identificatiegegevens van werkgever en werknemer.
- Vul de periode, bedragen, inhoudingen en betaalwijze in.
- Laat de werknemer voor ontvangst tekenen en archiveer beide exemplaren.
Veelgestelde vragen
Is een kwitantie hetzelfde als een loonstrook?
Nee. Een loonstrook bevat doorgaans een uitgebreidere specificatie van loonbestanddelen en inhoudingen. Een kwitantie bevestigt vooral de ontvangst van een betaling.
Moet vakantiegeld altijd apart worden uitbetaald?
Dat hangt af van de arbeidsovereenkomst, cao en toepasselijke wet- en regelgeving. In sommige situaties kan een afwijkende betalingsregeling gelden, mits deze is toegestaan.
Wie moet de kwitantie ondertekenen?
In elk geval de werknemer als ontvanger. Een handtekening van de werkgever of een bevoegde vertegenwoordiger is eveneens aan te raden voor een volledig administratief dossier.