Model klaar voor gebruik: bewijs van levering
Dit model voor een bewijs van levering helpt leveranciers en ontvangers om de feitelijke overdracht van goederen of de uitvoering van diensten schriftelijk te bevestigen. Het bevat ruimte voor partijgegevens, een omschrijving, aantallen, eventuele opmerkingen, datum en handtekeningen, zodat beide partijen over een helder ontvangstbewijs beschikken.
Een bewijs van levering is een schriftelijke bevestiging dat goederen zijn afgeleverd of dat een dienst is ontvangen. Het document maakt duidelijk wie heeft geleverd, wie heeft ontvangen, wat precies is overgedragen en op welk moment dit gebeurde. Daardoor kan het nuttig zijn bij administratie, facturering, klachten of een verschil van mening over de aflevering. Dit model biedt een praktische basis die u kunt aanpassen aan uw situatie.
Wat is een bewijs van levering?
Een bewijs van levering, ook wel leveringsbewijs of ontvangstbevestiging genoemd, legt de feitelijke aflevering vast. Het is geen factuur: een factuur vraagt betaling, terwijl een leveringsbewijs primair aantoont dat de levering of prestatie is ontvangen.
Bij goederen kan het gaan om pakketten, materialen, apparatuur of bestellingen. Bij diensten kan het document bevestigen dat een afgesproken werkzaamheid is uitgevoerd en door de opdrachtgever is aanvaard.
Verschil met een afleverbon
Een afleverbon gaat meestal mee met de zending en vermeldt wat er volgens de leverancier wordt geleverd. Een ondertekend bewijs van levering voegt daaraan de bevestiging van de ontvanger toe. In de praktijk kunnen beide functies in één document worden gecombineerd.
Wanneer gebruikt u dit document?
Gebruik een bewijs van levering zodra het belangrijk is om de ontvangst aantoonbaar te maken. Dat geldt vooral bij waardevolle goederen, deelleveringen, zakelijke opdrachten, leveringen op een bouwlocatie of wanneer een vervoerder namens de leverancier aflevert.
- Bij aflevering van bestelde goederen aan een klant.
- Bij overdracht van materialen, machines of hulpmiddelen.
- Bij een gedeeltelijke levering van een grotere bestelling.
- Bij bevestiging dat een dienst of herstelwerk is uitgevoerd.
- Bij levering aan een derde persoon, receptie of magazijn.
Welke gegevens moeten worden opgenomen?
Een zorgvuldig ingevuld document beperkt discussie achteraf. Vermeld altijd voldoende informatie om de levering te kunnen koppelen aan een bestelling, overeenkomst, factuur of opdracht.
| Veld | Doel | Veelvoorkomende fout |
|---|---|---|
| Gegevens leverancier | Identificeert de partij die levert | Alleen een handelsnaam zonder contactgegevens |
| Gegevens ontvanger | Legt vast wie de levering in ontvangst neemt | Geen naam of functie van de feitelijke ontvanger |
| Omschrijving en aantal | Toont concreet wat is afgeleverd | Te algemene omschrijving, zoals “diverse goederen” |
| Datum en tijdstip | Onderbouwt het aflevermoment | Datum vergeten of achteraf onduidelijk ingevuld |
| Handtekening en opmerkingen | Bevestigt ontvangst en eventuele voorbehouden | Ondertekenen zonder schade of tekorten te noteren |
Opmerkingen en voorbehouden
De ontvanger kan op het document vermelden dat een verpakking beschadigd is, dat een aantal ontbreekt of dat controle nog volgt. Een dergelijke aantekening is vaak belangrijker dan een algemene, onvoorwaardelijke ontvangstbevestiging.
Bewerkbaar sjabloon
Documentsjabloon
BEWIJS VAN LEVERING
Plaats: ____________________ Datum: ____________________
Referentienummer: ____________________
Gegevens van de leverancier
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Contactpersoon: ____________________
Telefoon / e-mail: ____________________
Gegevens van de ontvanger
Naam / bedrijfsnaam: ____________________
Adres afleverlocatie: ____________________
Postcode en plaats: ____________________
Naam feitelijke ontvanger: ____________________
Functie: ____________________
Overzicht van levering
| Omschrijving goederen of dienst | Aantal / eenheid | Kenmerk / serienummer | Opmerking |
|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Bestelnummer / opdrachtnummer: ____________________
Factuurnummer (indien van toepassing): ____________________
Totale waarde / bedrag (indien van toepassing): € ____________________
Datum en tijdstip van aflevering: ____________________
Verklaring en voorwaarden
- De ontvanger bevestigt de hierboven omschreven goederen of diensten op de vermelde datum en tijd te hebben ontvangen.
- Eventuele zichtbare schade, tekorten of afwijkingen worden hieronder vermeld.
- Ondertekening bevestigt uitsluitend de ontvangst, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.
- Dit bewijs van levering wordt door beide partijen bewaard bij de relevante bestelling, opdracht of factuur.
Opmerkingen, schade, tekorten of voorbehouden:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Handtekening leverancier: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Handtekening ontvanger: ____________________
Naam: ____________________
Datum: ____________________
Bewerk de tekst hier direct. De wijzigingen blijven in je browser en je kunt ze printen of exporteren naar Word en PDF.
Zo vult u het bewijs van levering in
Vul het formulier bij voorkeur in op het moment van aflevering. Controleer vóór ondertekening of de aantallen, omschrijving en zichtbare staat van de goederen overeenkomen met wat daadwerkelijk is ontvangen.
- Vul de namen, adressen en contactgegevens van leverancier en ontvanger in.
- Noteer het referentienummer van de bestelling, opdracht of factuur indien beschikbaar.
- Beschrijf de geleverde goederen of dienst concreet, met aantallen en relevante kenmerken.
- Laat de ontvanger tekenen en noteer eventuele opmerkingen of voorbehouden.
Maak direct na ondertekening een digitale kopie en stuur deze naar beide partijen; zo blijft de inhoud en het moment van bevestiging beter traceerbaar.
Bewaren en bewijskracht
Bewaar het ondertekende bewijs samen met de bestelling, correspondentie, vervoersgegevens en factuur. Een papieren of digitaal document kan als bewijs dienen, maar de praktische waarde hangt af van de volledigheid, herleidbaarheid en de omstandigheden van het geval.
Voor digitale ondertekening is het verstandig om te zorgen dat duidelijk is wie heeft getekend, wanneer dat gebeurde en dat het document na ondertekening niet ongemerkt is gewijzigd. Maak afspraken over de wijze van verzending en archivering.
Veelgestelde vragen
Is een handtekening altijd verplicht?
Een handtekening is niet altijd wettelijk vereist, maar maakt de ontvangstbevestiging doorgaans sterker. Als ondertekening niet mogelijk is, kunnen andere gegevens zoals een naam, tijdstip, foto of digitale ontvangstregistratie helpen.
Kan de ontvanger tekenen onder voorbehoud?
Ja. De ontvanger kan bijvoorbeeld vermelden dat de goederen beschadigd zijn aangekomen, dat een doos ontbreekt of dat inhoudelijke controle nog plaatsvindt. Noteer dit zo specifiek mogelijk.
Hoe lang moet ik een leveringsbewijs bewaren?
De passende bewaartermijn hangt af van het doel van het document, de fiscale administratie en eventuele contractuele afspraken. Bewaar het in ieder geval zolang het relevant kan zijn voor facturering, garantie of een mogelijk geschil.