Közlekedési utalvány átvételi elismervény kész minta
A közlekedési utalvány átvételi elismervény írásban igazolja, hogy a munkavállaló vagy más jogosult meghatározott értékű utalványt vett át. A kitölthető minta tartalmazza a felek adatait, az utalvány típusát, névértékét, érvényességét, átadásának időpontját és az aláírásokat.
A közlekedési utalvány átvételi elismervény olyan bizonylat, amely igazolja, hogy a jogosult meghatározott közlekedési célú utalványt átvett. Használható munkáltatói juttatás, utazási támogatás vagy szervezeti ellátás átadásakor. A pontos kitöltés mind az átadó, mind az átvevő számára átláthatóvá teszi a juttatás feltételeit és értékét. A dokumentum különösen hasznos belső nyilvántartás és esetleges ellenőrzés céljára.
Mire szolgál az átvételi elismervény?
Az elismervény rögzíti az átadás tényét, az utalvány azonosítható adatait, továbbá az átvevő nyilatkozatát arról, hogy a juttatást megkapta. Ez segít elkerülni a későbbi vitákat az összeg, a darabszám vagy az átadás időpontja tekintetében.
Ha a közlekedési utalványt munkáltató biztosítja, a bizonylat a bér- és juttatási adminisztráció fontos kiegészítő irata lehet. A nyugta nem helyettesíti az adózási vagy számviteli nyilvántartásokhoz szükséges egyéb dokumentumokat.
Mikor érdemes használni?
Minden egyedi átadáskor célszerű kitölteni, különösen papíralapú utalvány, bérletre beváltható utalvány vagy több címlet átadása esetén. Elektronikus utalvány esetén is alkalmazható, ha az átadás vagy aktiválás igazolása szükséges.
A dokumentum kötelezően ajánlott adatai
A bizonylatnak egyértelműen beazonosíthatónak kell lennie. Az átadó szervezet és az átvevő személy adatain túl az utalvány típusát, névértékét, mennyiségét, valamint az átadás helyét és dátumát is fel kell tüntetni.
| Mező | Rendeltetése | Gyakori hiba |
|---|---|---|
| Átadó adatai | A juttatást biztosító személy vagy szervezet azonosítása | Hiányzik az adószám vagy a kapcsolattartó |
| Átvevő adatai | A jogosult személy egyértelmű azonosítása | Csak becenév vagy hiányos név szerepel |
| Utalvány megnevezése | A juttatás fajtájának pontos rögzítése | Túl általános megnevezés használata |
| Névérték és darabszám | Az átvett teljes érték meghatározása | Az összesített érték nincs feltüntetve |
| Érvényességi idő | A felhasználhatóság időbeli kerete | Lejárati dátum elhagyása |
| Aláírás | Az átvétel igazolása | Olvashatatlan vagy hiányzó aláírás |
Kitöltési ellenőrzőlista
Az átadás előtt célszerű az utalványok adatait és a jogosultság alapját is ellenőrizni. Azonosítható sorszám vagy elektronikus azonosító esetén azt is érdemes a bizonylaton feltüntetni.
- Ellenőrizze az átadó és az átvevő teljes nevét.
- Írja be az utalvány pontos megnevezését.
- Rögzítse a darabszámot, a névértéket és a teljes összeget.
- Tüntesse fel az utalvány érvényességi idejét és azonosítóját, ha van.
- Kérje az átvevő dátummal ellátott aláírását.
Összeg és devizanem
Az összeget számmal és szükség esetén betűvel is célszerű feltüntetni. Magyarországi használatnál a forintjelölés legyen egyértelmű, és több utalvány esetén a teljes névérték is szerepeljen.
Szerkeszthető sablon
Dokumentumsablon
KÖZLEKEDÉSI UTALVÁNY ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY
Kelt: ____________________, ________ év ____________________ hó ________ nap
Átadás helye: ____________________
Átadó neve / szervezet neve: ____________________
Székhely / lakcím: ____________________
Adószám / azonosító: ____________________
Átvevő neve: ____________________
Átvevő lakcíme: ____________________
Munkaköre / jogviszonya: ____________________
Alulírott átvevő elismerem, hogy az alábbi közlekedési utalványt / utalványokat az átadótól átvettem.
| Megnevezés | Azonosító / sorszám | Darabszám | Névérték | Összes érték | Érvényesség |
|---|---|---|---|---|---|
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ Ft | ____________________ Ft | ____________________ |
| ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ Ft | ____________________ Ft | ____________________ |
| Mindösszesen: | ____________________ Ft | ____________________ | |||
Az átadás jogcíme / célja: ____________________
Megjegyzés: ____________________
- Az átvevő kijelenti, hogy a táblázatban felsorolt utalványokat hiánytalanul átvette.
- Az átvevő tudomásul veszi az utalványok felhasználási és érvényességi feltételeit.
- Az átvevő vállalja, hogy az utalványokat kizárólag rendeltetésszerűen használja fel.
- Jelen elismervény két azonos tartalmú példányban készült, amelyből egy példány az átadót, egy példány az átvevőt illeti meg.
Kelt: ____________________, ________ év ____________________ hó ________ nap
____________________
Átadó aláírása
____________________
Átvevő aláírása
A szöveget itt szerkesztheted. A módosítások a böngésződben maradnak, és kinyomtathatod vagy exportálhatod Wordbe és PDF-be.
Az átadás menete
A dokumentumot lehetőleg az átadás pillanatában kell elkészíteni és aláíratni. Egy példány az átvevőnél maradhat, míg a másik példányt az átadó őrzi meg a belső iratkezelési szabályok szerint.
- Töltse ki az átadó és az átvevő azonosító adatait.
- Vezesse fel az utalvány típusát, mennyiségét és teljes értékét.
- Ellenőrizze az utalványok érvényességét és azonosítóit.
- Írassa alá a bizonylatot az átvevővel, majd őrizze meg a példányokat.
Gyakorlati javaslat: az átvételi elismervényt mindig az utalványok tényleges átadásával egy időben írják alá, és az átvevő kapjon belőle másolatot.
Megőrzés és adatkezelés
Az elismervény személyes adatokat tartalmazhat, ezért csak az arra jogosult személyek férhetnek hozzá. A megőrzési időt a szervezet iratkezelési, számviteli és adatvédelmi szabályai, valamint az alkalmazandó jogszabályok alapján kell meghatározni.
Elektronikus tárolás esetén gondoskodni kell az olvashatóságról, a hozzáférési jogosultságok kezeléséről és a dokumentum visszakereshetőségéről. Az eredeti papíralapú példány megőrzésének szükségességét a belső szabályzat szerint kell vizsgálni.
Gyakran ismételt kérdések
Kell-e két tanú az átvételi elismervényhez?
Általános esetben az átvétel igazolásához elegendő lehet az átadó és az átvevő megfelelően azonosítható, dátummal ellátott aláírása. A szervezet belső szabályzata azonban előírhat további ellenőrzést vagy tanúk bevonását.
Használható-e elektronikus aláírás?
Igen, amennyiben a választott elektronikus megoldás megfelel az alkalmazandó szabályoknak és a szervezet belső eljárásrendjének. Fontos, hogy az aláíró személye, az aláírás ideje és a dokumentum sértetlensége igazolható legyen.
Mi történjen elveszett elismervény esetén?
Az átadó nyilvántartásában őrzött példány vagy hiteles elektronikus másolat alapján lehet igazolni az átadást. Ha nincs megőrzött példány, célszerű belső jegyzőkönyvet készíteni és a körülményeket dokumentálni.