Wareneingangsbeleg: sofort einsetzbares Muster
Dieses Muster für einen Wareneingangsbeleg hilft Unternehmen, eingehende Waren nachvollziehbar zu erfassen. Es dokumentiert Lieferant, Bestellbezug, Menge, Zustand, Abweichungen und die bestätigende Unterschrift der empfangenden Person.
Ein Wareneingangsbeleg dient dazu, die Annahme einer Lieferung im Betrieb nachvollziehbar festzuhalten. Er unterstützt die Prüfung, ob die gelieferte Ware mit Bestellung und Lieferschein übereinstimmt. Außerdem können sichtbare Schäden, Fehlmengen oder sonstige Abweichungen direkt dokumentiert werden. Das Muster eignet sich für Lager, Einkauf, Handwerk, Handel und Verwaltung.
Zweck eines Wareneingangsbelegs
Mit einem Wareneingangsbeleg wird festgehalten, wann, von wem und in welchem Zustand eine Lieferung entgegengenommen wurde. Er schafft eine interne Nachweisgrundlage für die Lagerbuchhaltung, Rechnungsprüfung und mögliche Reklamationen.
Der Beleg ersetzt nicht zwingend den Lieferschein des Lieferanten, ergänzt diesen jedoch um die tatsächliche Prüfung bei Übergabe. Besonders bei Teillieferungen oder beschädigten Sendungen ist eine genaue Erfassung wichtig.
Diese Angaben sollten enthalten sein
Ein vollständiger Beleg ordnet die Lieferung eindeutig einer Bestellung, einem Lieferanten und einem Empfangsvorgang zu. Mengen, Artikelangaben und der Warenstatus sollten so konkret wie möglich eingetragen werden.
| Feld | Zweck | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Lieferant | Zuordnung der Sendung zum Absender | Nur einen unvollständigen Firmennamen angeben |
| Bestellnummer | Abgleich mit dem Einkaufsauftrag | Bestellbezug ganz weglassen |
| Lieferscheinnummer | Verbindung zum Lieferdokument herstellen | Nummer nicht mit dem Lieferschein vergleichen |
| Menge und Einheit | Kontrolle der gelieferten Stückzahl oder Menge | Einheiten wie Stück, kg oder Karton fehlen |
| Zustand und Abweichungen | Schäden, Fehlmengen oder Vorbehalte festhalten | Beschädigungen erst nach der Unterschrift notieren |
Abgleich mit Bestellung und Lieferschein
Vor der Bestätigung sollten Artikel, Mengen, Verpackungseinheiten und gegebenenfalls Chargen- oder Seriennummern geprüft werden. Weicht die Lieferung ab, sollte die Abweichung konkret beschrieben und der Lieferschein entsprechend vermerkt werden.
Warenannahme richtig durchführen
Eine sorgfältige Warenannahme reduziert spätere Unklarheiten über fehlende oder beschädigte Ware. Die Prüfung sollte möglichst bei Anlieferung erfolgen; bei nicht sofort feststellbaren Mängeln kann ein Vorbehalt sinnvoll sein.
- Lieferung anhand von Bestellung und Lieferschein identifizieren.
- Verpackung und Ware auf sichtbare Schäden kontrollieren.
- Mengen, Artikel und Einheiten mit den Unterlagen abgleichen.
- Ergebnis, Abweichungen und Empfang im Wareneingangsbeleg bestätigen.
Vermerken Sie sichtbare Schäden und Mengenabweichungen sofort schriftlich und bewahren Sie bei Bedarf Fotos sowie eine Kopie des Lieferscheins auf.
Bearbeitbare Vorlage
Dokumentvorlage
WARENEINGANGSBELEG
Ort: ____________________ Datum: ____________________
Wareneingangsnummer: ____________________
Empfänger / Unternehmen:
____________________
____________________
Lieferant:
____________________
____________________
Bestellnummer: ____________________ Lieferscheinnummer: ____________________
Spediteur / Zustelldienst: ____________________ Fahrzeug / Sendungsnummer: ____________________
| Pos. | Artikelbezeichnung / Artikelnummer | Bestellte Menge | Gelieferte Menge | Einheit | Zustand / Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 2 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 3 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
| 4 | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ | ____________________ |
Gesamtwert laut Unterlagen: ____________________ EUR
Vereinbarter Liefertermin: ____________________
Prüfergebnis: ☐ Lieferung vollständig und unbeschädigt ☐ Lieferung mit Vorbehalt angenommen ☐ Lieferung teilweise abgelehnt
Festgestellte Abweichungen / Schäden:
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________________________________________________________________________
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- Die Lieferung wurde mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen.
- Sichtbare Verpackungs- und Transportschäden wurden im Feld für Abweichungen vermerkt.
- Mengenabweichungen und fehlende Artikel wurden dokumentiert.
- Dieser Beleg wird zusammen mit den zugehörigen Unterlagen abgelegt.
Anlagen: ☐ Lieferschein ☐ Fotos ☐ Prüfprotokoll ☐ Sonstige: ____________________
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Unterschrift empfangende Person
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Name in Druckbuchstaben
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Unterschrift Fahrer / Lieferperson (falls erforderlich)
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Typische Abweichungen dokumentieren
Abweichungen sollten nicht pauschal als „nicht in Ordnung“ bezeichnet werden. Eine präzise Beschreibung erleichtert die interne Klärung und eine spätere Reklamation gegenüber dem Lieferanten oder Frachtführer.
Beispiele für klare Vermerke
Geeignet sind Hinweise wie „2 Kartons eingedrückt, Inhalt noch ungeprüft“, „5 Stück fehlen gegenüber Lieferschein“ oder „Lieferung nur unter Vorbehalt angenommen“. Ergänzen Sie möglichst Artikelnummern, Mengen und den Zeitpunkt der Feststellung.
Aufbewahrung und interne Zuordnung
Der Wareneingangsbeleg sollte zusammen mit Bestellung, Lieferschein, Prüfprotokollen und gegebenenfalls der Eingangsrechnung abgelegt werden. Eine nachvollziehbare Ablage erleichtert Bestandskontrollen, Rechnungsfreigaben und Reklamationen.
- Bestellnummer und Kostenstelle eintragen.
- Lieferschein als Anlage kennzeichnen.
- Abweichungen mit Artikelnummer und Menge beschreiben.
- Fotos von Transportschäden dokumentieren und zuordnen.
- Empfang durch die zuständige Person bestätigen lassen.
Wann ein zusätzlicher Prüfbericht sinnvoll ist
Bei technischen Waren, größeren Lieferungen oder qualitätskritischen Materialien reicht ein einfacher Empfangsbeleg häufig nicht aus. Dann kann ein separates Prüfprotokoll mit Prüfkriterien, Messwerten und Freigabeentscheidung erforderlich sein.
Auch bei regulierten Produkten, Waren mit Chargenpflicht oder temperaturgeführten Lieferungen sollten branchenspezifische Vorgaben zusätzlich berücksichtigt werden.
Häufige Fragen
Ist ein Wareneingangsbeleg dasselbe wie ein Lieferschein?
Nein. Der Lieferschein stammt üblicherweise vom Lieferanten und beschreibt die versandte Ware. Der Wareneingangsbeleg dokumentiert die tatsächliche Annahme und Prüfung durch den Empfänger.
Muss jeder Wareneingang unterschrieben werden?
Eine Unterschrift ist nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, sie verbessert jedoch die interne Nachvollziehbarkeit. In Unternehmen können Arbeitsanweisungen oder Qualitätsvorgaben eine Bestätigung verlangen.
Was ist bei beschädigter Ware zu tun?
Der Schaden sollte sofort möglichst genau auf dem Beleg und gegebenenfalls auf dem Lieferschein vermerkt werden. Je nach Situation sind Fotos anzufertigen und der Lieferant oder Frachtführer zeitnah zu informieren.